Авансовый отчет в течение 3 рабочих дней

Ответы на вопросы в статье по теме: "Авансовый отчет в течение 3 рабочих дней" с выводами. Здесь собран и подготовлен тематический материал. При возникновении вопросов задавайте их юристу-консультанту.

Авансовый отчет в течение 3 рабочих дней

Об актуальных изменениях в КС узнаете, став участником программы, разработанной совместно с ЗАО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу выдаются удостоверения установленного образца.

В рамках круглого стола речь пойдет о Всероссийской диспансеризации взрослого населения и контроле за ее проведением; популяризации медосмотров и диспансеризации; всеобщей вакцинации и т.п.

Программа, разработана совместно с ЗАО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.

Сотрудник был направлен в командировку, при этом денежные средства ему не выдавались.
В течение какого времени после приезда он должен предоставить работодателю отчет по израсходованным в связи с командировкой денежным суммам?

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Арзамасцев Александр

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Михайлов Иван

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

© ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС», 2019. Система ГАРАНТ выпускается с 1990 года. Компания «Гарант» и ее партнеры являются участниками Российской ассоциации правовой информации ГАРАНТ.

Все права на материалы сайта ГАРАНТ.РУ принадлежат ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС». Полное или частичное воспроизведение материалов возможно только по письменному разрешению правообладателя. Правила использования портала.

Портал ГАРАНТ.РУ зарегистрирован в качестве сетевого издания Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзором), Эл № ФС77-58365 от 18 июня 2014 года.

ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС», 119234, г. Москва, ул. Ленинские горы, д. 1, стр. 77, [email protected]

8-800-200-88-88
(бесплатный междугородный звонок)

Редакция: +7 (495) 647-62-38 (доб. 3145), [email protected]

Отдел рекламы: +7 (495) 647-62-38 (доб. 3136), [email protected] Реклама на портале. Медиакит

Если вы заметили опечатку в тексте,
выделите ее и нажмите Ctrl+Enter

В какой срок нужно отчитаться за подотчетные средства

Когда отчитываться

Отчетность за расходование авансовых денег производится при помощи АО. Он оформляется как по унифицированной форме № АО-1 (Распоряжение Госкомстата России № 55 от 01.08.2001), так и в произвольном порядке, установленном в учреждении при условии соблюдения положений п. 2 402-ФЗ от 06.12.2011.

Не имеет значения, получил работник авансовую сумму наличными или перечислением на карту, отчитаться за выданные средства придется в отведенный для этого период. Вот в какой срок нужно отчитаться за подотчетные деньги:

  • в 2019 году — 3 дня;
  • в 2020 году — 3 дня;
  • в последующие годы — 3 дня (без изменений).

Если подотчетное лицо не отчиталось вовремя

Порядок взаиморасчетов по подотчетным деньгам и правила возврата по неизрасходованным суммам закрепляются в локальных нормативах. То, в какой срок должен отчитаться сотрудник за подотчетные деньги, прописывается отдельным приказом руководителя организации. Если не определить эти даты специальным распоряжением, то уполномоченному лицу придется отчитаться в день выдачи денег подотчет (Письмо ФНС России от 24.01.2005 № 04-1-02/704).

Выданные на хозяйственные нужды суммы — это дебиторская задолженность работника перед предприятием. Она погашается в момент предоставления подотчетником АО с первичными оправдательными документами и возвращения неиспользованного остатка в кассу (Указания Госкомстата № 55 от 01.08.2001). Бухгалтер вправе удержать величину задолженности из заработной платы сотрудника и вернуть ее после сдачи и принятия АО (ст. 137 ТК РФ). Для этого руководитель издает специальное распоряжение об удержании, но не позднее одного месяца с момента образования долга.

Если аванс не погашен в связи с тем, что срок исковой давности по авансовым суммам истек или работодатель простил дебиторскую задолженность работнику, днем получения сотрудником учреждения доходности в виде невозвращенных денежных средств, выданных подотчет, является дата, с которой такое взыскание стало невозможно, или дата принятия соответствующего решения (Письмо Минфина РФ от 24.09.2009 № 03-03-06/1/610). Следовательно, невозвращенный аванс облагается, по п. 1 ст. 224 НК РФ, по ставке НДФЛ в 13%.

Инструкция: составляем авансовый отчет по командировке

Для чего нужен авансовый отчет за командировку

Если работнику организации выдаются денежные средства подотчет, то по истечении определенного срока времени специалист обязан отчитаться, как и на какие цели потратил выделенный аванс. В основном деньги выдают сотрудникам при их командировании в служебные поездки.

Так, в соответствии со ст. 168 ТК РФ, работодатель обязан оплатить:

  1. Расходы на проезд.
  2. Затраты на аренду жилья.
  3. Суточные или траты, компенсирующие неудобства, связанные с проживанием сотрудника вне его места проживания.
  4. Иные расходы, которые произведены с одобрения руководства компании.

Отметим, что нормативы оплаты командировочных расходов компания устанавливает самостоятельно. Подробно обо всех тонкостях ситуации читайте в статье «Как правильно оплатить командировку в 2019 году».

Следовательно, сотрудник должен отчитаться о том, как он истратил командировочные деньги. Причем для отчетности придется заполнить специальный бланк: авансовый отчет по командировке 2019 (АО).

Форма документа

Некоммерческая организация, как и представители коммерческой сферы, вправе разработать бланк отчетности по полученным авансам самостоятельно. Бюджетникам же рекомендовано применять унифицированные формы, которые представлены в инструкции № 52н.

Так, бланк авансового отчета по командировке имеет код ОКУД 0504505. Был скорректирован в 2015 году. Актуальная форма авансового отчета — это двусторонний бланк. На лицевой стороне отражается информация об учреждении, командированном сотруднике, его Ф.И.О. и должности. Также на лицевой стороне указывается сумма, которую работник получил подотчет, сколько израсходовал и какой остаток числится на отчетную дату.

Оборотная сторона авансового отчета заполняется информацией о предоставленных подтверждающих документах, а также сведения о бухгалтерских записях, которые были отражены в учете.

Актуальный бланк

Заполняем лицевую часть

Прежде чем представить готовый образец, как заполнить авансовый отчет по командировке, разберем действующий алгоритм заполнения документа. Итак, начнем с лицевой стороны бланка:

  1. Шапка документа (верхний правый угол) заполняется в самый последний момент, только после того, как утвержден авансовый отчет по командировке, проводки зарегистрированы в бухучете и документ проверен главбухом. Следовательно, шапку АО не заполняйте.
  2. Указываем номер и дату самого документа. Затем прописываем наименование учреждения (допустим сокращенный вариант), указываем ИНН, заполняем регистрационные коды организации в таблице справа. Теперь прописываем структурное подразделение и Ф.И.О. работника, который был направлен в командировку. Указываем должность сотрудника и назначение аванса. В нашем случае — «командировочные расходы».
  3. Заполняем таблицу. Указываем, сколько денег работник получил авансом, сколько израсходовал, какой числится остаток. Бухгалтерские записи (проводки) заполняет представитель бухгалтерской службы учреждения.
  4. Остальные строки и графы должны бить заполнены соответствующими специалистами бухгалтерской службы. Подтвердить целесообразность произведенных затрат должен руководитель структурного подразделения.
Читайте так же:  Как корректно отказаться от собеседования

Пример заполнения авансового отчета по командировке (лицевая сторона):

Заполняем оборотную часть

Переходим к заполнению оборотной части документа:

  1. В таблице поочередно следует заполнить графы 1-6. Здесь перечислите все документы, подтверждающие назначение и целесообразность произведенных затрат. В 4 графе распишите, какой документ (чек, приказ, квитанция) стал основанием для проведения расходов.
  1. Пустые строки зачеркните, как положено при оформлении бухгалтерской документации (показано на рисунке).
  2. Подведите итоги в нижнем разделе таблицы.
  3. Графы 7-10 заполняет бухгалтер, ответственный за отражение расчетов с подотчетными лицами.
  4. Достоверность указанных сведений внизу оборотной стороны АО подтверждает подотчетное лицо, то есть командированный сотрудник.

После внесения бухгалтерских записей документ проверяется главным бухгалтером и только после контроля подается на утверждение руководителю учреждения. Утвержденный АО вместе с подтверждающей документацией подшивается с аналогичной отчетностью и хранится в архиве организации.

Готовый образец заполнения авансового отчета по командировке будет выглядеть так:

Скачать заполненный образец

Важное о сроках

Сдать авансовый отчет по командировке следует в течение трех рабочих дней с момента завершения командировки. Например, если сотрудник вернулся из поездки 02.07.2018, то отчитаться за аванс он должен не позднее 05.07.2018.

В тот же срок работник должен вернуть излишки, которые не подтверждены официальными документами. Если специалист отказывается возвращать излишне полученные деньги, то можно оформить удержание из заработной платы. Как это сделать, читайте в отдельном материале: «Как удержать из зарплаты подотчетную сумму».

Ответственность

Авансовый отчет — это основной отчетный бланк, который подтверждает правильность оформления и ведения расчетов с подотчетными лицами. За нарушение действующих правил для руководителей организаций предусмотрена административная ответственность.

Напомним, что если суммы подотчет выдаются через кассу, то есть наличкой, то за нарушение кассовой дисциплины могут оштрафовать — до 50 000 рублей на юридическое лицо.

Ответственность за правильность оформления следует возложить на бухгалтера, ведущего расчеты с подотчетниками. Закрепите данное условие в его должностных инструкциях.

Как заполнить авансовый отчет подотчетного лица

Зачем нужен авансовый отчет

Авансовый отчет выступает обязательным условием процедуры выдачи денег подотчет. Работник должен отчитаться о совершенных тратах в положенный срок именно таким образом.

Образец заполнения авансового отчета 2019 г. подотчетным лицом относится к обязательной отчетности предприятия. Его основная цель — полный контроль над финансовыми расходами в бюджетной организации. С помощью отчетности можно не только проверить движение расходуемых средств, выданных на исполнение потребностей учреждения, но и списать произведенные траты.

Кто может стать подотчетным лицом

Подотчетные средства выдаются руководителем работнику предприятия на осуществление общепроизводственных или общехозяйственных расходов. За выданные суммы сотрудник должен отчитаться в положенный срок посредством авансового отчета. Именно поэтому служащий, получив денежные средства на нужды предприятия, называется подотчетным лицом.

С 2014 года получать аванс могут не только непосредственные работники предприятия, но и внештатные служащие, которые заключили с работодателем гражданско-правовые договоры (п. 5 Указания ЦБ РФ № 3210-У от 11.03.2014).

Подотчетные средства могут быть переданы ответственным служащим не только в наличной форме, но также на банковскую карту путем безналичного перевода (Письмо Минфина РФ № 03-11-11/42288 от 25.08.2014).

Работодатель также может определить круг подотчетных сотрудников в специальном приказе. Работники, в свою очередь, должны выразить согласие с данным назначением. Распоряжение руководства утверждает список ответственных сотрудников, которые могут получать подотчетные средства.

Все подотчетные лица должны в обязательном порядке отчитываться о произведенных расходах, прилагая подтвердительную документацию, и предоставлять авансовый отчет в бухгалтерию в положенный срок.

Срок сдачи

Поговорим о сроках предоставления расчета. В текущем финансовом году срок предоставления авансового отчета подотчетным лицом, равно как и порядок заполнения, остались прежними.

Положения п. 6.3. Указаний Центрального Банка России от 11.03.2014 № 3210-У законодательно утверждают сроки сдачи авансового отчета подотчетным лицом. Сдача документации должна производиться в положенный срок — отчет должен быть оформлен и предоставлен в бухгалтерию в течение 3 дней по факту выхода сотрудника на работу.

Общие правила

Нет единого, законодательно регламентированного формального вида. Бухгалтер может оформлять авансовый отчет по унифицированной форме № АО-1 или же разработать персональную форму отчета, издав соответствующий приказ.

Документация может вестись как в бумажном, так и в электронном виде. Если заполнение в учреждении предусмотрено в электронной форме, то АО подписывается электронной подписью каждым из участников подотчетного процесса.

Существует ряд общепринятых правил заполнения (Постановление Госкомстата № 55 от 01.08.2001):

  1. Отчет формируется в пределах трехдневного срока с момента истечения периода, на который выданы подотчетные средства (его необходимо определить приказом или распоряжением), возвращения сотрудника из командировочной поездки или же выхода работника после больничного при условии, что указанный день возврата подотчета пришелся на время нетрудоспособности.
  2. При нарушении срока возвращения авансовых денег работодатель может применить к сотруднику санкции, в том числе и материальные.
  3. Бухгалтер оказывает полное содействие подотчетному лицу в заполнении.
  4. Заполненный и оформленный в соответствии со всеми правилами документ подписывается руководителем организации.
  5. К отчетности прилагается первичная документация, подтверждающая произведенные расходы (чеки, билеты, выписки, счета).

Бланк отчета по унифицированной форме № АО-1

Порядок составления

Нужно отразить сведения:

  • информация об учреждении, номер и дата оформляемого документа;
  • о работнике, получившем авансирование;
  • величина выданных денежных средств и их целевое назначение;
  • фактические расходы (прикладываются все подтверждающие первичные документы).

В лицевой части также фигурируют данные о движении и списании аванса и об аналитических счетах, отражающих учет денежных средств в организации. Вся заполненная информация заверяется подписями ответственного бухгалтера, выдававшего деньги и принявшего возврат подотчетных сумм по авансовому отчету, а также главного бухгалтера и служащего, получившего требуемую сумму подотчет.

Читайте так же:  Как вежливо отказать в работе соискателю

Бухгалтером заполняется отрывная расписка, подтверждающая проверку первичных документов. После оформления и отрыва она остается у подотчетного лица.

На оборотной стороне работником вносится детализированная расшифровка расходов по отчету, а ответственный сотрудник бухгалтерии указывает сумму к учету и бухгалтерский счет, через который будут проведены затраты.

Авансовая отчетность формируется в единственном оригинальном экземпляре. Так как она входит в номенклатурный внутренний документооборот учреждения, оттиск печати ставить не обязательно.

Пошаговая инструкция

Заполнение авансового отчета не составит большого труда. Его должны сформировать в положенный срок подотчетный сотрудник и бухгалтер.

Сотрудник, получивший денежные средства подотчет, заполняет лицевую сторону.

Ему необходимо указать следующую информацию:

  • краткое, полное наименование организации, ее код в соответствии с классификацией ОКПО;
  • реквизиты отчета — его номер и дата;
  • далее необходимо оставить место для визирования отчетности руководителем компании — после проверки документа бухгалтером руководитель ставит свою подпись, дату и указывает подотчетную сумму прописью;
  • фамилию, имя и отчество подотчетного лица, его должность, табельный номер и структурное подразделение;
  • назначение выданной подотчет суммы.

После внесения первичной информации подотчетному служащему необходимо заполнить табличную часть отчета.

Если руководствоваться формой АО-1, то сотруднику надлежит вписывать сведения в левую и правую таблицы.

В левой таблице указываются данные об авансированных денежных средствах:

  • общая сумма;
  • денежная единица аванса — рубль или иностранная валюта;
  • остаток или перерасход (при наличии).

В правой таблице приводятся бухгалтерские сведения: счета и субсчета, по которым будет проведен аванс, с указанием точных размеров затрат. Эту часть заполняет бухгалтер.

Далее необходимо прописать оправдательную документацию: количество чеков и квитанций, подтверждающих расход.

В лицевой части документа также отведено место для резолюции главного бухгалтера. После проверки сведений таблицы и документов, предоставленных в срок, главбух прописывает цифрами и прописью отчетную сумму.

Если по авансу образовался перерасход или же, наоборот, остаток денежных средств, это также нужно отразить в отчетности. Указывается и приходный (расходный) кассовый ордер, на основании которого были произведены операции с остатками.

После табличной части отчета ставят подписи бухгалтер, кассир и главный бухгалтер.

Далее нужно заполнить оборотную сторону.

В первую очередь в таблице приводятся реквизиты и наименование всех приложений — подтвердительной документации (чеки, счета, билеты, квитанции). Нужно прописывать не только их номер и дату, но также точную учетную сумму и счета, субсчета, по которым будут проводиться данные операции. Табличную часть оборотной стороны заверяет своей подписью лицо, которое получило аванс.

В завершении оформляется расписка бухгалтера, которая будет отрезана и передана служащему. Отрезная часть подтверждает факт того, что сотрудник отчитался за выданный аванс и предоставил все необходимые документы. Бухгалтер под свою подпись заполняет данные: Ф.И.О. ответственного работника, реквизиты АО-1, сумму аванса прописью, количество оправдательных документов и дату, в которую отчитался служащий. Бухгалтер подписывает документ только в том случае, если отчетность предоставлена в положенный срок.

Как бухгалтеру проверить отчет

Как было сказано выше, авансовый отчет должен быть предоставлен в бухгалтерию в положенный срок. При этом компания имеет право определить свой срок для предоставления отчета, закрепив этот норматив в своих локальных правовых актах, а также в учетной политике.

После того как отчетность по выданному авансу будет предоставлена в бухгалтерию, ее необходимо проверить. Бухгалтер должен проверить не только корректность заполнения документации, но и правильность внесенных сумм, и их соответствие предоставленным чекам и прочим подтвердительным регистрам.

После проверки бухгалтер заполняет лицевую сторону отчета и отдает ответственному сотруднику отрывную расписку, подтверждающую сдачу авансовой отчетности.

Сроки отчета по командировке

В том случае, когда работник заполняет в связи с командировкой, порядок оформления остается прежним. Отчетность также должна быть предоставлена в трехдневный срок с момента возвращения сотрудника на рабочее место, а подтверждающими первичными документами командировки будут проездные (авиа и ж/д) билеты, счета за гостиничное обслуживание, чеки. Без подтверждения остаются только суточные.

Составляется в одном экземпляре и подписывается всеми ответственными сотрудниками.

Авансовый отчет для индивидуальных предпринимателей

Отдельный вопрос — отчеты индивидуальных предпринимателей и сроки их подачи. Например, если ИП имеет возможность вести хозяйственный учет, то заполнение авансовых отчетов ему не требуется. В случае ведения хозяйственного учета ИП надлежит заполнять книгу учета доходов и расходов в соответствии с установленными правилами. ИП надлежит составлять финансовые отчеты для налоговой инспекции с целью корректной процедуры налогообложения. Однако стоит помнить, что вести хозяйственный учет можно, только если предприниматель оформил упрощенную систему налогообложения. В таких случаях отчеты составляются на основании фактически произведенных расходов и оформленных проводок.

Если же ИП находится на основной системе налогообложения, то авансовый отчет он составляет в том же порядке и в те же сроки, что и компании. Согласно Указаниям 3210-У, отчетность можно формировать и в специализированных бухгалтерских программах.

Порядок составления авансового отчета для ИП:

  • подотчетное лицо пишет заявление о предоставлении аванса, далее на него выписывается расходный кассовый ордер;
  • подотчетное лицо отчитывается о произведенных расходах, прикладывая все чеки;
  • формируется авансовый отчет;
  • данные о затратах вносятся в книгу учета доходов и расходов.

Таким образом, наличие авансового отчета подотчетного лица индивидуального предпринимателя, находящегося на УСН, не является обязательным. Законодательством не предусмотрены нормативные документы, устанавливающие обязанность и сроки подачи отчетов по авансу для ИП на упрощенке.

Аналогичной является ситуация и для индивидуальных предпринимателей на ЕНВД. Все приходные и расходные операции отражаются в книге учета доходов и расходов, и подтверждаются приходными и расходными ордерами соответственно. Вся документация и отчетность подтверждаются подписью самого ИП. Реквизиты приходных и расходных ордеров вносятся в книгу учета согласно срокам их исполнения.

Нарушения сроков авансового отчета

Нормальной практикой на предприятиях является выдача сотрудникам денежных средств для их расходования на нужды предприятия. Сотрудник в этом случае становится подотчетным лицом, которое несет ответственность за траты, и по их итогам составляет авансовый отчет. Такой же отчет составляется не только по результатам траты выданных финансовых средств, но и после командировки.

Авансовый отчет относится к первичным документам бухгалтерского учета. Он предоставляется в единственном экземпляре и является комбинированным документом, так как обобщает всю информацию о потраченных финансах, а также служит основанием для внесения их в состав производственных затрат предприятия.

Читайте так же:  Как переприватизировать квартиру на себя

Особенности составления авансовых отчетов

Ранее авансовый отчет составлялся подотчетным лицом по унифицированной форме АО-1. В 2013 году это требование упразднили, и теперь форма подачи авансового отчета является свободной. В случае, если в организации используется собственная форма для составления авансового отчета, она закрепляется в учетной политике предприятия.

Сегодня всё больше компаний составляют и обрабатывают авансовые отчёты в специализированных бизнес-приложениях. Это позволяет им полностью навести порядок в бизнес-процессе, сделать его комфортным для сотрудников и прозрачным для руководителя. По итогу, используя такое бизнес-приложение компании начинают экономить до 50% времени до 40% расходов.

Видео (кликните для воспроизведения).

Строгим требованием к подаче авансового отчета является срок. Это три дня с момента возвращения подотчетного сотрудника из командировки (дата возвращения определяется по путевому листу автомобиля либо проездным документам) либо от срока, утвержденного в приказе руководителя организации.

Сотрудник заполняет форму, указывая в ней размер полученных на расходы средств, фактически потраченную сумму, а также остаток либо перерасход. К авансовому отчету обязательно прилагаются оправдывающие траты документы. Это могут быть товарно-кассовые чеки, квитанции об оплате, бланки строгой отчетности, накладные и другие документы, которые способны оправдать обоснованность расходов на нужды предприятия. Сотрудник использует оригиналы этих документов, в них обязательно должны быть указаны полные реквизиты продавца товара/поставщика услуги, сумма покупки, список наименований со стоимостью каждого из них. Документы низкого качества, например, кассовые чеки, необходимо сканировать или копировать и прилагать к отчету, так как обозначенная на них важная для отчета информация может быть утрачена со временем. В приложении Hamilton Авансовый отчёт прикреплять эти документы можно прямо в онлайн режиме с любого мобильного устройства в виде фто или сканов.

Проверка авансового отчета производится бухгалтером. Сроки этой проверки устанавливаются в учетной политике организации. По результатам проверки документ визирует руководитель организации, после чего с сотрудником производится окончательный расчет. Этот расчет подразумевает либо возврат неизрасходованных средств в бюджет организации по приходно-кассовым ордерам, либо компенсацию подотчетному лицу перерасхода средств – по расходно-кассовым ордерам.

Контролирующие органы, в частности, налоговая инспекция, говорят о необходимости закрепления в учетной политике организации списка лиц, которым средства могут выдаваться под отчет, а также сроки составления ими авансовых отчетов. Предоставление подотчетному лицу новых сумм на расходы организации происходит только после погашения им предыдущих долгов и закрытия всех отчетных документов.

Какие существуют нарушения при составлении авансовых отчетов?

При проведении аудита предприятия налоговый инспектор может обратить внимание на различные ошибки, допущенные в документации. Наиболее распространенными являются:

  • ошибки при составлении авансового отчета либо отсутствие оправдательных документов;
  • неправильно составленная или отсутствующая служебная записка на подотчетную сумму;
  • выдача нового подотчета при незакрытом действующем;
  • нарушение установленного лимита на подотчетные суммы средств;
  • отсутствие в учетной политике организации требования к срокам сдачи авансовых отчетов;
  • ошибки при составлении заявления на выдачу подотчетных средств (например, неполная информация от подотчетного лица);
  • неправильно составленные или приложенные документы-основания для выдачи подотчета.

Существуют и другие ошибки, которые выявляются достаточно часто и влекут за собой разные последствия вплоть до наложения штрафов. Чтобы предотвратить любого рода нарушения при составлении авансового отчета, руководитель организации и бухгалтер должны быть уверены в правильном составлении требований к авансовым отчетам в учетной политике организации. Также часто ошибки выявляются в приказе руководителя и заявлении подотчетного лица, требуется проверять наличие необходимых документов-оснований, а после – подтверждающих документов к авансовому отчету. Все расходы должны быть оправданы соответствующими документами.

Нарушение сроков предоставления авансового отчета в бухгалтерский отдел

Ситуация, когда требуемый документ появляется в бухгалтерии позже установленной в приказе руководителя даты, нередка. Нарушение сроков сдачи авансового отчета чревато для предприятия несколькими сложностями:

  • нарушение правил ведения кассовых операций;
  • исключение потраченной суммы из расчетов налоговой базы по налогу на прибыль;
  • начисление налога на доходы физических лиц на сумму, не подтвержденную авансовым отчетом.

Нарушения при расчете налогооблагаемой базы может вызывать некоторые проблемы у руководителя организации и бухгалтерского отдела. Тогда как нарушение правил ведения кассовых операций не является серьезной сложностью, однако при выявлении такой ошибки аудиторы всё же могут сделать замечание. Для того, чтобы избежать подобных ситуаций, руководству организации и бухгалтеру необходимо довести до сведения подотчетных сотрудников правила и сроки подачи авансовых отчетов, а также регулярно напоминать о необходимости сдачи отчета своевременно. В целом нарушения сроков подачи данного документа являются скорее проблемой внутренней дисциплины организации, нежели нарушением строгих налоговых и бухгалтерских норм и правил.

В какие сроки нужно отчитываться по подотчетным суммам

Достаточно часто и у сотрудников, и у бухгалтеров возникают вопросы о сроках возврата денег, выданных в подотчет.

Срок отчета по подотчетным суммам 2019

Порядок выдачи денежных средств работнику под отчет прописан в пункте 6.3 Указания ЦБ РФ от 11.03.14 г. № 3210-У. Сотрудник, получивший деньги от организации, не позднее трех дней после истечения срока, на который выданы деньги в подотчет, должен сдать в бухгалтерию авансовый отчет с приложением подтверждающих траты документов.

Денежные средства под отчет выдаются на основании распоряжения руководителя предприятия либо на основании заявления сотрудника. Наиболее часто применяемым на практике основанием для выдачи денег под отчет является заявление работника. На его примере рассмотрим порядок указания сведений о том, на какой срок выдаются деньги подотчетному лицу:

Образец заявления

В основании для выдачи денежных средств должен быть прописан срок, на который они выдаются. На сегодняшний день нет никаких ограничений по времени выдачи денег в подотчет. Срок выдачи утверждает руководитель, и он может быть установлен индивидуально по каждой выдаваемой подотчетной сумме. Но независимо от этого, после наступления дня, по который выданы деньги под отчет, сотрудник сразу же должен вернуть неизрасходованные денежные средства или в течение трех дней предоставить авансовый отчет.

Подотчетное лицо не отчиталось в срок: последствия и порядок решения проблемы

Нередко возникает вопрос об обложении НДФЛ несданных сумм, выданных в подотчет. Налоговые инспекторы считают, что если отсутствуют доказательства произведенных расходов из средств, выданных в подотчет в интересах организации, то эти суммы следует включить в налоговую базу по НДФЛ. Свою точку зрения ФНС изложила в Письме от 24.12.2013 № СА-4-7/23263 в пункте 8, в котором ссылается на два постановления ВАС РФ:

  • Постановление Президиума ВАС РФ от 05.03.2013 № 14376/12;
  • Постановление Президиума ВАС РФ от 05.03.2013 № 13510/12.
Читайте так же:  Неявка в суд истца по гражданскому делу

При отсутствии возможности удержания НДФЛ (сотрудник уволен) предприятие как налоговый агент обязано подать в налоговую инспекцию уведомление о невозможности удержать налог (пункт 5 статьи 226 НК РФ).

Если сотрудник вовремя не отчитался и не вернул подотчетные суммы, то работодатель может взыскать их в течение одного месяца после истечения дня возврата ( статья 137 ТК РФ ). Но сделать это можно, только если сотрудник согласен с размером и самим фактом удержания. Таким образом, для взыскания денег из заработной платы необходимо издать распоряжение руководителя, а также получить согласие работника на взыскание.

Взыскание несданных подотчетных сумм в судебном порядке

Когда работник не согласен на удержание либо пропущен месяц, отведенный на взыскание, компания может взыскать средства, выданные в подотчет, через суд. Срок исковой давности по подотчетным суммам определен в статье 196 ГК РФ. Через суд можно взыскать невозвращенные своевременно подотчетные суммы в течение трех лет с момента истечения даты возврата.

Срок, в течение которого нужно представить авансовый отчет

Опубликовано 30.09.2014 · Обновлено 30.09.2014

Подотчетное лицо обязано представить в бухгалтерию организации авансовый отчет с приложением подтверждающих документов не позднее 3 рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу.

В такой же срок — в течение 3 рабочих дней после возвращения из командировки — обязан сдать работодателю авансовый отчет командированный работник.

Очевидно, что отчет работника, получившего денежные средства под отчет путем перечисления на банковскую карту, должен быть представлен в бухгалтерию по аналогии. Для этого работнику необходимо написать заявление, в котором руководитель устанавливает срок, на который перечислены денежные средства.

При использовании корпоративной карты также нужно написать заявление на ее выдачу и установить срок ее возврата в бухгалтерию. А движение карты следует учитывать в специальном журнале или ином документе.

При отсутствии заявления сложно квалифицировать указанные суммы как подотчетные. По нашему мнению, данный порядок необходимо прописать в учетной политике или ином локальном нормативном акте организации.
Ю.В. Курятников, А.Е. Иноземцева

Авансовый отчет в течение 3 рабочих дней

  • любой сотрудник организации, в том числе, руководитель, иностранец, не являющийся валютным резидентом РФ, лицо, имеющее непогашенную задолженность по ранее полученным суммам;
  • субъект, исполняющий обязанности по гражданско-правовому договору.

Законодательством не предусмотрена передача наличности другому работнику. В случае такой необходимости, придётся вернуть средства в кассу и осуществить процедуру заново.

Если принято решение об ограничении списка подчинённых, которые праве получать подотчётные суммы, потребуется распоряжение, составленное в произвольной форме.

Указанием Банка России под отчёт разрешается выдавать финансовые средства в любом объёме. При этом работнику следует разъяснить, что, осуществляя наличные операции от лица компании, он должен соблюдать ограничение, установленное нормативным актом, – 100 тысяч рублей.

Нарушение карается административными санкциями:

Лицо Сумма взыскания (тыс. руб.)
Должностное 4–5
Юридическое 40–50

В отношении физлиц без статуса ИП, работающих по гражданско-правовому договору, лимит наличных расчетов не применяется.

Минфин в письме от 21.07.2017 N 09-01-07_46781 разрешает перечислять подотчётные суммы на банковские карты работников. Для этого в назначении платежа указывают: «Под отчёт на оплату командировочных расходов».

Согласно Письму Минфина РФ от 25.08.2014 N 03-11-11_42288 способ расчёта с подотчётниками не относится к порядку ведения бухучёта и его не нужно закреплять в учётной политике предприятия.

Независимо от продолжительности интервала использования средств, указанного в распоряжении руководителя или заявлении работника, срок возврата неизрасходованной суммы – три дня с момента завершения поездки.

Период утверждён Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749. Порядок выдачи денег в данном случае значения не имеет.

Авансовый отчёт по командировке в 2019 году

Если сотрудник получил средства на административно-хозяйственные издержки, по возвращению на рабочее место он обязан подтвердить расходы.

Для этого необходимо внести сведения в специальный бланк и приложить документы-основания.

В ситуации, когда деньги не выдавались, оформление отчёта не требуется. Возмещение затрат происходит по заявлению подчинённого.

Как заполнить?

На составление авансового отчета после командировки отводится три дня. Если в этот период субъект отсутствовал, например, по причине болезни, то отсчёт начинается с момента выхода на работу.

Докладная записка о расходах в командировке должна быть составлена в определённом виде.

  • унифицированный бланк 0504505, утверждённый Приказом Минфина 52н, для бюджетников;
  • форма АО-1 или документ, разработанный самостоятельно, для остальных организаций.

К командировочным расходам относят:

  • издержки на проезд к месту выполнения служебного задания и обратно;
  • наём жилья;
  • суточная оплата за пребывание в командировке;
  • другие траты, одобренные работодателем.

Требования и необходимые данные

Согласно действующим нормам, авансовый отчёт применяют для учёта средств, выданных на административно-хозяйственные нужды.

Оформляют, руководствуясь следующими правилами:

  • заполнение осуществляется на бумажном носителе или с помощью компьютерной техники;
  • достаточного одного экземпляра, подготовленного подотчётным лицом и сотрудником бухгалтерии;
  • нужно представить документы, подтверждающие затраты (квитанции, чеки, проездные билеты), и вычислить общую сумму издержек.

Пошаговая инструкция

Подотчётному лицу следует придерживаться следующего порядка заполнения бланка.

Вначале оформить графы 1–6 путём внесения данных, перечисленных в таблице:

1 2–4 5–6
Номера расходов Даты, идентификаторы, названия документов-оснований, наименование затраты, например, суточные Суммы издержек, указанные в представленных бумагах
  • поставить подпись и расшифровку;
  • правильно пронумеровать подтверждающие документы, соблюдая идентичный порядок, и приложить их к отчёту;
  • передать составленный документ в бухгалтерию или руководителю, если в организации нет отдельной финансовой структуры;
  • получить расписку о том, что бумага принята к рассмотрению.

Форма и разделы

Наиболее распространённый вид авансового отчёта АО-1, утверждён Постановлением Госкомстата России 55 от 01.08.2001.

Скачать бланк можно на официальном сайте ведомства или на нашем сайте:

Документ состоит из двух страниц.

Читайте так же:  Новый закон о снт оплата электроэнергии

На лицевой стороне находятся:

  • номер и дата составления;
  • название организации;
  • общая сумму отчёта;
  • ФИО и подпись руководителя;
  • данные подотчётного лица, включая структурное подразделение, должность и табельный номер;
  • назначение аванса;
  • размер выданных средств;
  • дата и номер кассовой операции;
  • остаток и перерасход;
  • бухгалтерская запись;
  • отметка о проверке и подтверждённая сумма;
  • подписи ответственных лиц;
  • расписка о принятии документа к проверке (под линией отреза).

Оборотная сторона формы представляет собой реестр, который содержит:

  • порядковые номера и реквизиты документов, подтверждающих расходы;
  • сумму издержек по расчёту и принятую к учёту;
  • дебет счёта;
  • подпись подотчётного лица.

Форма по ОКУД 0504505, установленная нормативные актами для отчётности бюджетников, имеет свои особенности:

  • на первой станице добавлена таблица сведений о перерасходе и внесении остатка;
  • реестр на оборотной стороне дополнен пояснениями кому, за что и по какому документу уплачено.

Авансовый отчёт для бюджетников

Кто подписывает и согласовывает?

В коммерческой организации сумму утверждает главный бухгалтер, а если он отсутствует, то эту функцию исполняет директор.

На государственном предприятии целесообразность произведённых расходов удостоверяется руководителем структурного подразделения, где трудится подотчётное лицо.

Согласно Указаниям по применению и заполнению формы АО-1, разработанным Госкомстатом РФ, документам, приложенным к авансовому отчёту, присваивается порядковое число, идентичное записи, проставленной в бланке.

Образец и пример заполнения 2019

Минимизировать ошибки подотчётников помогут специальные рекомендации, утверждённые приказом руководителя организации. С такой инструкцией сотрудников знакомят под роспись.

К документу можно добавить образец заполнения авансового отчета по командировке:

Можно ли оформить в электронном виде?

Согласно ФЗ от 06.12.2011 N 402, первичные документы разрешается составлять на компьютере и заверять простой или неквалифицированной электронной подписью.

Подтверждающие документы

Конкретный перечень бумаг, которые нужно приложить к авансовому отчёту, не установлен и зависит от конкретной ситуации.

Например, по расходам на проживание можно представить:

  • счёт гостиницы с чеком ККТ или бланком строгой отчётности;
  • справку с детализацией услуг и подтверждением фактической оплаты;
  • договор найма квартиры, действующий в период поездки, и расписку о получении денег арендодателем (если это физическое лицо).

Затраты на проезд к месту выполнения служебного задания и обратно обосновывают следующими бумагами:

  • пассажирский билет, багажная квитанция или посадочный талон со штампом о досмотре в случае, если сотрудник пользовался услугами воздушного перевозчика;
  • билет или выписка из автоматизированной системы управления, если речь идёт о железнодорожном транспорте;
  • чек ККТ или БСО на оплату за пользование легковым такси;
  • путевой лист и квитанция АЗС, если поездка совершена на личном автомобиле;
  • договор аренды ТС, акт приёма-передачи, возврата, кассовый чек на оплату найма транспортного средства.

Сроки сдачи

Отчёт необходимо представить в течение трёх дней после возвращения из командировки. В случае отсутствия сотрудника на рабочем месте в указанном периоде документ должен быть составлен и передан в бухгалтерию после того, как субъект снова приступит к исполнению обязанностей.

Штрафы за нарушения

Подотчётное лицо обязано соблюдать нормы действующего законодательства, в частности, Указания Банка России 3210-У о порядке ведения кассовых операций.

Представление авансового отчёта с опозданием – это дисциплинарный проступок.

В соответствии со ст.193 ТК РФ сотрудник может быть привлечён к ответственности в виде замечания или выговора.

Бухгалтерские проводки

Затраты работника, понесённые в период служебной поездки, списываются после утверждения авансового отчета по командировке проводкой дебет счёта 26 (44) кредит счёта 71.

В разных ситуациях оформление авансового отчёта имеет свои особенности. Ниже приведены некоторые из таких случаев.

При командировке за границу

Требуется построчный перевод оправдательных бумаг, составленных на иностранном языке. Он может быть осуществлён приглашённым профессионалом или сотрудником компании.

Постановлением Правительства РФ 749 от 3.10.2008 регламентируется возмещение расходов на оформление выезда, обязательные сборы и медицинскую страховку.

В качестве основания можно представить документы, в которых содержатся данные:

  • о размере фактических затрат;
  • наименования оплаченных услуг.

Из командировки в отпуск

В этом случае порядок представления отчёта отличается только тем, что заполнить и передать в бухгалтерию бумаги сотрудник должен в течение трёх дней после окончания периода очередного отдыха.

В течение какого времени оплачивается больничный лист? Читайте в нашей статье.

Про основные регистры бухгалтерского учета вы найдете информацию .

Как пишется заявление на материальную помощь? Узнайте .

В бюджетном учреждении

Авансовый отчёт составляется по форме, утверждённой Приказом Минфина РФ 52Н.

На личном автомобиле

Если поездка совершена на своей машине, то в качестве подтверждения расходов нужно предъявить следующие бумаги:

  • путевой лист;
  • кассовый чек на оплату топлива.

Если был уволен в период поездки. Когда закрыть отчет?

В этой ситуации потребуется отозвать сотрудника к месту работы. Таким образом, оформление всех документов должно быть завершено после возвращения, но не позднее даты расторжения трудового договора.

Допускается ли один отчётный документ на несколько рабочих поездок?

Если речь идёт о командировке, то следует придерживаться следующей нормы – отчёт необходимо представить в сроки, определённые нормативными актами, после окончания поездки.

В случае, когда постоянная работа осуществляется в пути, доложить о расходе средств нужно в периоде, на который они выданы.

Можно ли оформить один документ на двух работников?

Такой порядок допустим, когда деньги на поездку выданы одному из командировочных сотрудников.

Иначе каждое подотчётное лицо обязано оформить бумаги в отношении полученной им суммы.

Авансовый отчет по командировке является подтверждением расходования средств, которые предоставляются работнику на покрытие служебных издержек в период поездки. Он должен быть оформлен после возвращения в установленном интервале и подкреплен оправдательными бумагами.

Посмотреть еще:

Материалы Проводки по Приходу ГЛАВНАЯ СТРАНИЦА НАЛОГОВЫЕ НОВОСТИ БУХГАЛТЕРСКИЕ НОВОСТИ БУХГАЛТЕРСКИЙ УЧЕТ ГОДОВОЙ ОТЧЕТ И…

Часто ли наказывают по п. 1 ст. 126 НК РФ?П. 1 ст. 126 НК РФ…

Операции с недвижимым имуществом за вознаграждение или на договорной основеПодкласс 68.3 содержит две группы кодов:…

Двойное налогообложениеДвойное налогообложение — одновременное обложение в разных странах одинаковыми налогами доходов. Двойное налогообложение вызвано…

Видео (кликните для воспроизведения).

Департамент Росприроднадзора по Крымскому федеральному округу, Керчь Выбор территориального органаЦентральный аппарат Росприроднадзора02 Управление Росприроднадзора по…

Авансовый отчет в течение 3 рабочих дней
Оценка 5 проголосовавших: 1

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here