Как правильно заменить книгу учета движения трудовых книжек

Ответы на вопросы в статье по теме: "Как правильно заменить книгу учета движения трудовых книжек" с выводами. Здесь собран и подготовлен тематический материал. При возникновении вопросов задавайте их юристу-консультанту.

Трудовая книга. Учет движения трудовых книжек и вкладышей

Документ, подтверждающий статус работающего гражданина – трудовая книжка – выдается при оформлении работников и хранится у работодателя. Все передвижения этого документа должны фиксироваться в специальном регистре – книге/журнале учета движения трудовых книжек. Аналогично самим трудовым книгам, положено учитывать вкладыши к ним.

Законодатель не делает разницы между организациями по величине финансовых оборотов или численности персонала – обязанность вести регистр учета трудовых формуляров одинакова и для огромной корпорации, и для мини-предприятия со скромным штатом.

Имейте в виду: проверка, проводимая трудовой инспекцией, начинается с просмотра обязательных регистров, в том числе книги/журнала учета движения трудовых документов. Отсутствие ее чревато наложением немалого штрафа – от 30 до 50 тысяч рублей.

Журнал/книга учета может быть изготовлена типографским способом, такой регистр можно купить в специализированных магазинах. Организация вправе использовать журнал, изготовленный самостоятельно, но при этом обязательно выдерживание всех необходимых атрибутов.

Принцип организации учета

Вместе с обязанностью ведения предписанного регистра учета, на предприятии следует должным образом организовать этот процесс. Для этого приказом, составленным в простой форме, назначается ответственный сотрудник – представитель ОК, бухгалтер или секретарь. В приказе прописываются мероприятия, которые предстоит выполнять уполномоченному лицу при ведении книги учета трудовых книжек и порядок передачи обязанностей при его временном отсутствии.

При смене лица, назначенного приказом в качестве ответственного за ведение книги учета, необходимо соблюсти следующую процедуру:

  • составить акт приема-передачи рудовых книжек и вкладышей, хранящихся на предприятии (в том числе и незаполненных бланков);
  • оформить новый приказ о назначении уполномоченного работника.

В акте необходимо отразить и количество книжек лиц, ранее уволенных из компании, но не востребовавших свои документы на момент оформления приема-передачи.

Оформление книги учета

Журнал учета трудовых книжек предстоит вести весь период существования субъекта хозяйственной деятельности, поэтому регистр надлежит оформить соответствующим образом:

  • облачить журнал в жесткий переплет;
  • пронумеровать по возрастающей;
  • прошить и опломбировать книгу, заверить сургучом или номерной разовой пломбой. Шнур для прошивки закрепляется на последней странице журнала с двух сторон – изнутри и снаружи.

Число листов фиксируется на задней обложке на приклеенном листке бумаги и удостоверяется визой руководителя.

Правила заполнения регистра

В книге учета трудовых книжек подлежит заполнению 13 колонок, каждая из которых имеет свое предназначение:

    в столбце 1 регистрируется порядковый номер вкладыша или трудовой книжки (без подразделения);

Надо знать: при выдаче работнику вкладыша трудовой книжки запись делается двумя строчками, с отдельным указанием каждого документа. Если у принятого работника уже вшит вкладыш в трудовую книжку, то в журнал записывается только первоначальный документ.

  • в колонках со 2 по 4 арабскими цифрами записывается дата (число/месяц/год) трудоустройства гражданина, фигурирующая в приказе о назначении;
  • колонка 5 – фамилия, имя и отчество владельца трудовой книжки/вкладыша, без сокращений;
  • столбец 6 – серийный номер документа (вкладыша или трудовой книжки). Для формуляров, изданных в 1938-1973 годах, нумерации книжек не предусмотрено, в графе проставляется прочерк. В документах, выпущенных с 1974 года, и в самых «свежих» – 2003 года указываются двузначная буквенная серия (АТ, ТК или ВК) и семизначный номер;
  • столбец 7 – трудовая функция принятого сотрудника или его должность, закрепленная в штатном расписании;
  • столбец 8 – название отдела или подразделения, куда принимается работник (по штатному расписанию);
  • столбец 9 – календарная дата и регистрационный номер приказа о трудоустройстве;
  • колонка 10 – подпись в принятии книжки/вкладыша, сделанная ответственным работником;
  • графа 11 – отражается сумма, уплаченная принятым на работу гражданином, за предоставление ему бланка трудовой книжки/вкладыша;
  • Важно: организация может издать локальный акт, по которому взимание стоимости трудовой книжки со вновь оформляемых работников не взимается.

  • колонки 12-13 заполняются при увольнении. В 12 графе проставляется число возврата трудовой книжки, а в 13 – бывший сотрудник обязан расписаться в получении документа.
  • В отдельных ситуациях в графах 12-13 содержится информация о том, когда бывшему работнику почтовой связью отправляется заказное уведомление о необходимости получения трудового документа. Это происходит, если уволившийся сотрудник не выказывает желания забирать свою трудовую книжку, или не может это сделать по иным основаниям.

    Если после почтового приглашения гражданин отказался от личного получения трудовой книжки, формуляр отправляется ему по почте.

    Если в журнале допущена ошибка

    Процедура заполнения журнала учета трудовых книжек не отличается сложностью, но не исключает возможность описки или ошибки при внесении данных. Исправить неточность целесообразно одним из двух методов:

    • перечеркнуть неверную строку и, при наличии свободного места, написать правильные сведения. Тут же делается отметка о должности и фамилии работника, вносившего изменения, которая заверяется его подписью;
    • оставить ошибочную строчку, а под ней внести пометку, что предыдущая запись считается недействительной. Тут же прописывается верная информация.

    Журнал учета трудовых формуляров ведется весь период существования юридического лица. Если все листы, присутствующие в книге, заполнены, необходимо оформить завершение журнала:

    • на первой (лицевой) странице указываются даты начала/окончания указанной книги, заверяются росписью ответственного лица;
    • полностью заполненный журнал подлежит передаче на архивное хранение, где он должен находиться 75 лет.

    Если в кадровом делопроизводстве используется неунифицированная форма книги учета трудовых книжек/вкладышей, и ее содержание не приведено в соответствие нормативным требованиям, следует закончить используемый журнал и приступить к ведению нового регистра.

    Книга учета движения трудовых книжек: правила заполнения и образец

    Общие правила учета кадровой документации

    По общему порядку, когда сотрудник приходит на работу, он отдает в отдел кадров свою трудовую книжку, куда работодатель вносит запись о приеме в штат. Если же специалист ранее нигде не работал, работодатель сам заводит для него трудовую книжку и, соответственно, заполняет ее. В таком документе должны быть отражены все факты перемещения книжки каждого из работников.

    Читайте так же:  Нормы строительства дома на участке лпх

    Традиционно отдел кадров отвечает за документирование всех кадровых процедур и учет трудовых книжек в бюджетных учреждениях, коммерческих компаниях и некоммерческих организациях. В фирмах с маленьким штатом для этого назначается ответственный работник.

    Для того чтобы правильно учитывать трудовые книжки и личные дела сотрудников, законодательно закреплена обязанность работодателя составлять журналы учета документации. Книга учета трудовых книжек пополняется новыми сведениями в двух случаях:

    • при приеме работника;
    • при его увольнении.

    Учету подлежат не только заполненные трудовые книжки работающих сотрудников, но и новые бланки, предназначенные для выдачи в будущем.

    Журнал, где регистрируют поступление трудовых книжек принимаемых на работу сотрудников, содержит сведения и о выдаче их на руки по требованию и при увольнении. Форма определена Постановлением Минтруда от 10.10.2003 № 69. Документ представляет собой таблицу с 13 столбцами в формате А4. Заполняется и оформляется журнал движения по установленным правилам, произвольная форма ведения недопустима. Форму можно купить — она выпускается типографиями — или изготовить самостоятельно, соблюдая установленные требования.

    Пошаговая инструкция по заполнению книги

    Требования к заполнению приведены в Правилах ведения и хранения трудовых книжек. Они утверждены Правительством в постановлении от 16.04.2003 № 225.

    Разберем образец заполнения книги учета движения трудовых книжек по столбцам.

    Типовой образец журнала движения трудовых книжек состоит из 13 граф, которые и следует заполнять работодателю при каждом случае перемещения любой книжки.

    Шаг 1. В 1-й столбец вносят номера в том порядке, в каком трудовые книжки поступают на учет (1, 2, 3, 4 и т. д.).

    Шаг 2. 2-й, 3-й, 4-й столбцы содержат дату приема сотрудника на должность и заполнения книги (число, месяц, год цифрами). Если эти даты различаются, что допукается законодательством, вписывается день оформления сотрудника на работу — более ранняя дата.

    Шаг 3. В 5-й столбец заносят Ф.И.О. работника.

    Шаг 4. В 6-ю графу вписывают серию и номер книжки, которые содержатся на каждой, начиная с 1974 года. Если она старая, выпущенная до 1974-го, без номера, в графе ставят прочерк. На образцах 1974–2003 годов серия обозначается буквами АТ, с 2004 года используется сокращение ТК. Номер состоит из 7 цифр;

    Шаг 5. 7-й столбец содержит название должности, специальности или профессии в том виде, в каком она указана в приказе. Туда же вписывают категорию или разряд, если нужно;

    Шаг 6. В 9-й графе пишут номер приказа, на основании которого работник принят на должность;

    Шаг 8. 10-й столбец предназначен для подписи ответственного лица — кадрового работника, которому документ передан на хранение;

    Шаг 9. 11-я графа нужна для случаев, когда книжка или (и) вкладыш к ней заводятся в организации. Тогда там проставляется сумма в рублях, которую сотрудник заплатил за документ. Если трудовая уже имелась на руках у работника, в графу ставят прочерк;

    Шаг 10. 12-й столбец — для сведений, заполняемых при увольнении работника. В нем стоит дата выдачи трудовой;

    Шаг 11. В 13-й графе работник расписывается, подтверждая получение документа. Это тоже происходит после увольнения.

    Как выглядит заполненный основной раздел книги

    Если сотрудник при увольнении не может самостоятельно забрать документ, его уведомляют об обязанности прийти или запрашивают разрешение на пересылку почтой. Тогда в 12-м столбце ставится дата уведомления и дата отправления ТК почтой при согласии работника. В 13-м столбце пишем номер уведомления.

    Как оформляется книга учета — опломбирование и шнуровка

    Книге учета желательно иметь твердую обложку, потому что работа с ней длится годы, а то и десятилетия, а затем она сдается в архив, где лежит еще десятки лет. Такая обложка — не обязательное требование к оформлению. Но ряд других принципов ведения этой учетной формы соблюдать необходимо. Напомним, что утверждены правила Поставновлением № 22. Этот нормативный акт определяем в том числее, как прошить книгу учета движения трудовых книжек, нумеровать страницы, использовать печать и так далее. Рассмотрим эти правила.

    Обязательные требования к оформлению:

    • страницы нумеруются заранее, до начала использования;
    • книга должна быть прошнурована и опломбирована (или опечатана сургучом);
    • заверена специальной надписью, где указано количество страниц. Заверяет руководитель фирмы (а не кадровый работник) подписью и печатью с указанием даты.

    При использовании сургучной печати пломба ставится на кончики шнуровки, заходя частично на лист бумаги и на край обложки. Более распространен второй способ — опломбировать документы с помощью индикаторной пломбы. Это плоское устройство однократного применения с уникальным номером. При вскрытии такой пломбы на ней проявляется надпись — «вскрыто». Это сразу покажет попытку несанкционированного доступа к журналу с целью добавить или удалить страницы. Номер пломбы обязательно указывается на обложке рядом с заверительной надписью, иначе опломбирование недействительно.

    Исправление ошибок

    Так как книга учета движения трудовых книжек заполняется вручную, то ошибки и описки — нередкое явление при ведении учета. В установленных правительством Правилах нет норм, касающихся исправления ошибок в книге учета. Но по общепринятым положениям нельзя использовать корректор и писать поверх неверной информации. Обычно ошибочная надпись зачеркивается, правильные данные пишутся рядом с пометкой «исправленному верить», указанием должности и с подписью лица, сделавшего исправление. Но в установленной форме такой способ использовать сложно, так как для правильной записи и пояснения просто нет места. Можно либо предусмотреть заранее колонку для пояснений и уточнений, либо прибегнуть к другому способу исправления ошибок.

    Второй вариант — применить правила исправления, которые используются при ведении самих трудовых книжек. Без зачеркивания в том столбце, где допущена ошибка, но строкой ниже, написать «запись недействительна». Затем еще ниже внести верные сведения.

    Хранение учетной книги

    Книга учета движения ТК и вкладышей к ним находится на рабочем месте сотрудника, ответственного за ее ведение. Ведется она до полного использования всех страниц столько лет, сколько для этого потребуется. После использования заводится новая, и нумерация в ней продолжается с той цифры, на которой окончилась предыдущая, а не начинается заново. Использованный журнал ни в коем случае не уничтожается, но и в архив сдается не сразу: в нем предстоит расписываться работникам при увольнении и получении документов, поэтому он хранится у кадровика, пока полностью не будет закрыт. И только заполненная от начала до конца книга учета сдается по описи на хранение в архив фирмы, где ей предстоит пролежать 50 лет.

    Читайте так же:  Окпд 2 предрейсовый медосмотр водителей

    Ответственность за отсутствие или неправильное ведение книги учета

    Если фирма или предприниматель не ведет книгу учета движения, или документ оформлен с нарушением установленных правил, им грозит административная ответственность. Штраф по статье 5.27 КоАП от 500 до 5000 рублей для должностных лиц, и от 30 000 до 50 000 рублей для организаций.

    Порядок учета и выдачи трудовых книжек

    Что это за книга и как она выглядит

    Кадровик или иное лицо, уполномоченное документировать прием и увольнение работников, должен заносить данные из трудовых книжек и вкладышей к ним в специальный журнал регистрации трудовых книжек. Его форма утверждена приложением №3 к Постановлению Минтруда России от 10.10.2003 № 69 .

    Обязанность работодателя иметь такой реестр прописана в Постановлении Правительства от 16.04.2003 № 225 . Ее приобретают в магазинах либо распечатывают самостоятельно, переплетают и пользуются. Выбирая, как назвать регистр: журнал регистрации трудовых книжек или журнал учета трудовых книжек, рекомендуем скопировать в точности название, приведенное в Постановлении Минтруда № 69.

    Первым делом надо подписать книгу. Достаточно указать наименование организации и название журнала, а в нижней части вписать дату начала и окончания ведения.

    Важно помнить о требованиях к книге учета. Журнал движения трудовых книжек должен иметь твердый переплет и быть прошнурованным. Все страницы следует пронумеровать, а затем заверить у руководителя. Начальник не только подписывает документ, но и уточняет количество пронумерованных и прошнурованных листов в нем. Печати (при наличии ее в организации) на страницах не нужны.

    Какие данные фиксируются

    Заполняется книга только в двух случаях:когда человека принимают на работу и когда увольняют. Среди обязательных сведений в ней:

    • порядковый номер регистрируемой записи;
    • дата приема человека на работу (цифрами);
    • данные сотрудника;
    • должность, на которую принят гражданин;
    • наименование службы или отдела, куда он принят;
    • реквизиты приказа о приеме на работу;
    • подпись лица, подтверждающая получение или выдачу документа.

    Нюансы при заполнении

    Обычно у кадровиков не возникает сложностей при ведении учета. Но есть моменты, которые надо помнить:

    • фамилия, имя и отчество сотрудника всегда надо заносить в неизменном виде, никаких сокращений не допускается;
    • если работника назначают на новую должность, эти сведения не переносятся;
    • в случае увольнения работника в графе 12 вписывают последний день работы. Но если бумаги отправляются бывшему сотруднику почтой, то в поле надо записать дату пересылки, дополнительно приложить уведомление о необходимости явиться за книжкой, согласие адресата на пересылку, квитанцию об отправке;
    • если увольняющийся не явился лично за документами, поле для подписи остается незаполненным; если работник по каким-то причинам отказывается получать документ — сюда вписывают реквизиты Акта об отказе в росписи, который прилагается к реестру;
    • графа 10 заполняется всегда, а следующая, как правило, никогда.
    • если необходимо исправить какую-то запись, неверное зачеркивается, а ниже записывается корректная формулировка, обо всех исправлениях необходимо «сообщать» на внутренней части обложки по аналогии с внесением изменений в саму трудовую; там указывается, запись под каким номером исправлена, поставлена дата и роспись ответственного лица.
    • вносить записи надо в каждую строку. Только полностью заполненный журнал разрешается сдавать в архив. Хранить его надо в течение 75 лет.

    Ответственность за отсутствие или несоблюдение требований

    Книга учета и движения хранится у того сотрудника, кто ее ведет. Если в организации нет такого документа или его неправильно ведут, контролирующие органы расценят это как нарушение законодательства и оштрафуют по ст.5.27 КоАП РФ . Минимальный штраф:

    • для должностных лиц и ИП — 1 000 рублей;
    • для компаний — 30 000 рублей.

    Как правильно заменить журнал учета движения трудовых книжек

    Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос «Как правильно заменить журнал учета движения трудовых книжек». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

    После того, как вы прошили книгу учета, ее надо опломбировать. Поставить пломбу на книгу учета движения трудовых книжек можно несколькими способами. Самый простой – купить готовую пломбу-наклейку в магазине. Другой вариант – изготовить самостоятельно.

    Видео (кликните для воспроизведения).

    В настоящий момент требования учета, форма заполнения не изменились. Она едина и содержит 13 граф:

    1. Номер записи в хронологическом порядке по возрастанию.
    2. Дата приема – отдельно указываются число, месяц и год (т.е. всего 3 графы).
    3. ФИО сотрудника, книжку которого переместили (или внесли в нее запись).
    4. Реквизит документа: серия, номер книжки (а также вкладыша при наличии).
    5. Должность сотрудника, на которого ведется документ.
    6. Наименование организации и отдела (при наличии).
    7. Дата и номер внутреннего приказа (или другого документа) работодателя, на основании которого произведено изменение (запись, перемещение).
    8. Расписка сотрудника, который уполномочен принимать её, вносить записи и т.п. (как правило, сотрудник отдела кадров и/или бухгалтер).
    9. Сумма в рублях, которая получена за заполнение (поле остается пустым в большинстве случаев, т.к. подобные действия не предполагают дополнительной оплаты).
    10. Дата выдачи (если работник увольняется).
    11. Личная подпись сотрудника, которому она была выдана (допускается также подпись других лиц, если сотрудник по объективным, документально подтвержденным причинам не мог принять документ лично).

    ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Если книжку принимает иное лицо, оно дополнительно указывает, кем приходится уволенному (например, жена). Если гражданин действует по доверенности, он вписывает название, номер доверенности и дату ее оформления.

    Заполненный образец Книги учета движения трудовых книжек

    Если сотрудник при увольнении не может самостоятельно забрать документ, его уведомляют об обязанности прийти или запрашивают разрешение на пересылку почтой. Тогда в 12-м столбце ставится дата уведомления и дата отправления ТК почтой при согласии работника. В 13-м столбце пишем номер уведомления.
    При использовании сургучной печати пломба ставится на кончики шнуровки, заходя частично на лист бумаги и на край обложки. Более распространен второй способ — опломбировать документы с помощью индикаторной пломбы. Это плоское устройство однократного применения с уникальным номером. При вскрытии такой пломбы на ней проявляется надпись — «вскрыто».

    Читайте так же:  Строка 070 декларации по ндс заполнение

    Согласно решению М. обратилась в суд с иском к индивидуальному предпринимателю, указав, что с 01.09.2008 она работала в должности бухгалтера по трудовому договору. Заявление об увольнении по собственному желанию подала 22.01.2009.

    Все нюансы ведения трудовых и журналов для них устанавливаются законодательно. Потому следует заранее ознакомиться с ними.

    Шнур для прошивки закрепляется на последней странице журнала с двух сторон – изнутри и снаружи. Число листов фиксируется на задней обложке на приклеенном листке бумаги и удостоверяется визой руководителя.

    Ответственность за ведение и хранение

    Можно обосновать каждый вариант. Так как требования к ведению книг по учету движения трудовых книжек гласят: «Книга должна нумероваться, шнуроваться и заверяться подписью руководителя предприятия, а также скрепляться сургучной печатью или пломбой», а результат нумерации отражает количество страниц в книге, то вновь заведенная книга должна нумероваться с первой страницы заново.

    ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Книга ведется в течение всего времени, пока не будет заполнена полностью. Нет необходимости менять ее каждый новый год.

    Именно благодаря прошивке и опломбированию, о котором мы расскажем в дальнейшем, документацию защищают от произвольного вмешательства других людей.

    Отсутствие книг учета документов, связанных с трудом или выплатой вознаграждения, приравнивается к нарушениям трудового законодательства.

    Замена книги учета движения трудовых книжек

    Минтруд России готовит изменение правил учета трудовых — в частности, планируется отмена сургучной печати. Пока существует лишь проект приказа, но у него есть все шансы быть принятым в скором времени.

    После того, как отверстия в книге готовы, нужно приступить к самому процессу прошивки книги учета. Принято использовать толстую капроновую нить или же шнурок, но допустимо использовать и обычные нитки, которые складываются несколько раз для увеличения толщины.

    В данной книге учета присутствуют следующие документы:

    1. Трудовые книжки. Как оформленные в данном предприятии или фирме, так и полученные впервые при трудоустройстве в этой же организации.
    2. Вкладыши, которые входят в состав трудовой книжки и были получены при работе в организации.

    Информация, внесенная в журнал учета, предоставляет возможность контролировать движение книжек. По закону они выдаются назад человеку в день его увольнения. Об этом будет говорить дата и подпись получателя в журнале. Важно, чтобы она совпадала с днем увольнения.

    Можно купить дневник учета книжек полностью готовый, то есть прошнурованный, опечатанный, но и самостоятельно создать тоже можно.

    Если нужно отменить приказ принято начинать словами «Отменить приказ….»используют стандартную фразу «Признать утратившим силу…». И далее всегда следует ссылка на отменяемый документ,для исключения любой неопределенности полностью называют отменяемый приказ в принятой последовательности – автор — дата — номер — название.

    Ведение учета трудовых книжек на предприятии или фирме является важной частью документооборота и деловодства в целом.

    Является автором работ по трудовому законодательству, опубликованных в специализированных журналах. Наталья отвечает на все ваши вопросы на нашей площадке и дает консультации по юридическим проблемам, связанными с работой.

    В нашей статье мы подробно рассмотрим актуальные и интересующие наших читателей вопросы, которые связанны с этой темой: какими нормативно-правовыми актами регламентируется ведения учета трудовых книжек, как происходит прошивка такого типа трудовых документов, а также рассмотрим подробную инструкцию по прошивке и опломбированию документации.

    Для скрепления нитей используется сургучная печать или пломба. Для упрощения процедуры используют пломбиратор – простое в применении устройство. Предприятие может устанавливать на документ пломбу – самозапирающий элемент одноразового применения.

    Как сделать выписку из книги учета?

    В суде ответчица заявила, что при поступлении К. на работу от нее был принят только вкладыш в трудовую книжку, и при этом не возражала выдать дубликат трудовой книжки, но К. не представила данных о предыдущих периодах ее работы. Поэтому с иском ответчица не согласна.

    Суд указал: ответчица не может доказать тот факт, что от истицы был принят только вкладыш в трудовую книжку, поскольку отсутствует журнал (книга, иной документ) по движению трудовых книжек у данного индивидуального предпринимателя с записями по приему ею как работодателем трудовых книжек от работников. В связи с этим суд считает, что трудовая книжка утрачена ответчицей.

    Но в установленной форме такой способ использовать сложно, так как для правильной записи и пояснения просто нет места. Можно либо предусмотреть заранее колонку для пояснений и уточнений, либо прибегнуть к другому способу исправления ошибок.

    Кадровому работнику стоит заранее ознакомиться со всеми нюансами ведения журнала учета. В противном случае могут быть наложены штрафные санкции со стороны контролирующих органов.

    В девятой графе необходимо записать дату и номер документа, который послужил основанием для принятия сотрудника на работу (приказ, распоряжение, протокол собрания и т.п.).

    Помимо подписи за трудовую книжку, сотрудник должен расписаться и за полученные на руки вкладыши (если таковые имеются), т.к. они были зарегистрированы отдельно от трудовой книжки.
    Иногда дополняется съемным листом из прозрачного пластика, который служит обложкой и увеличивает срок службы.

    Эти документы хранятся у работодателя до дня увольнения человека. Ответственный сотрудник должен вести соответствующий учет этой документации. Прием документа производится под роспись. Поэтому во всех организациях присутствует журнал учета трудовых книжек. Он имеет унифицированную форму и требует особого заполнения. Произвольных записей здесь присутствовать не может.

    При проверке на должностное лицо могут наложить штраф размером 500 — 5 000 руб. В случае привлечения к ответственности организации, размер санкции будет значительно выше. Он может составить от 30 000 — 50 000 руб.

    Если человек не явился в день увольнения за трудовой книжкой, требуется письменно уведомить его об обязательстве прийти и забрать документ. Допускается дополнительно запросить разрешение на отправку документа почтой. Также поступают, если бывший работник отказался забрать книжку совсем. В случае проверки организации трудовой инспекцией уведомления послужат оправданием.

    Читайте так же:  Как проводится собеседование с соискателями на работу

    Работодатель должен вести журнал учета движения трудовых книжек. Такая обязанность предусмотрена в пункте 40 правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225. Форму документа можно найти в приложении 3 к постановлению Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69.

    Журнал учета трудовых книжек предназначен для фиксирования в нем данных о трудовых книжках сотрудников.

    Перед началом заполнения книгу надо пронумеровать. Номер можно ставить как на каждой странице, так и на каждом листе, ошибки не будет.

    Пример заполнения книги учета трудовых книжек

    Для учета принятия и выдачи трудовых книжек (и вкладышей) работодатель ведет специальную книгу, в которой отражается все физическое движение этих документов. Бланк такой книги утвержден специальным Постановлением Министерства труда за номером 69 от 10 октября 2003 года. О том, как правильно заполнять документацию и на что обратить внимание в первую очередь – прямо сейчас.

    При отсутствии книг учета или в случае, если форма не скреплена сургучной печатью или пломбой, работодателя можно привлечь к ответственности.

    Данный документ должен быть оформлен в соответствии с нормами законодательства. В противном случае могут возникнуть различного рода вопросы со стороны трудовой инспекции, а также иных контролирующих органов. Причем требуется не только верно оформить саму такую книжку, но также составить специальный журнал движения всех документов данного типа внутри одной организации.
    После увольнения последнего работника, чей документ отмечен в журнале, ее закрывают и хранят положенный срок.

    Как правило ведение книги учета трудовых книжек поручают сотрудникам отдела кадров. В зависимости от размеров компании и особенностей ее работы этим также может заниматься бухгалтерия или секретарь. Ответственного за учет трудовых книжек сотрудника назначает руководитель приказом.

    Как заполнять журнал учета трудовых книжек можно узнать в постановлении Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225. Общий порядок заполнения ниже.

    Шаг 5. 7-й столбец содержит название должности, специальности или профессии в том виде, в каком она указана в приказе.

    К книге учета предъявляются следующие нормы:

    1. Книга должна иметь твердый переплет и прошитые страницы. Такое требование связано с длительной эксплуатацией книги и последующим хранением.
    2. Книга должна быть пронумерована от начала до конца перед поступлением в использование.
    3. Книга обязательно прошнуровывается. Края шнура должны быть приклеены при помощи небольших листов бумаги с внутренней стороны обложки.
    4. Книга опечатывается сургучом или пломбой. Сургучная печать обязательно должна ставиться на часть листа бумаги, на края шнурка, выступающие из-под нее, и обложку. Пломба ставится только на концы шнура, которые выступают из-под бумаги.
    5. Книга должна быть заверена надписью, которая отражает количество страниц – пронумерованных и прошнурованных. Надпись делается цифрами и прописью.
    6. Книга должна быть заверена непосредственным руководителем предприятия, а не сотрудником отдела кадров или другим лицом.

    Образец заполнения журнала учета движения трудовых книжек

    Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален.

    Законодательством не установлены правила, как вести новую книгу учета после окончания старого журнала.

    Таким образом, законодатель четко определяет только обязанность ведения книги учета движения трудовых книжек и собственно форму, которая рассматривается далее. В кадровой практике документ нередко называют иначе: журнал регистрации трудовых книжек, кадровый реестр и т.п.

    Как правильно оформить новую книгу учета движения трудовых книжек(весь порядок действий)?

    Порядок замены прежней книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них на новый документ законодательством не предусмотрен. Работодатель вправе определить такой порядок в локальном нормативном акте организации.

    Во избежание претензий со стороны контролирующих органов ведение указанной книги должно осуществляться по форме, утвержденной постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек» (далее — Постановление Минтруда РФ). При этом она должна быть пронумерована, прошнурована, заверена подписью руководителя организации, а также скреплена сургучной печатью или опломбирована.

    Согласно п. 40 и 41 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 (далее — Правила), с целью учета трудовых книжек, а также бланков трудовой книжки и вкладыша в нее у работодателей ведется в том числе книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (далее — книга учета), в которой регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в них с указанием серии и номера, выданные работникам вновь.

    Отметим, что нормами действующего законодательства не установлен порядок замены прежней книги учета на новую. Как следует из разъяснений Роструда, работодатель вправе самостоятельно закрепить такой порядок в локальном нормативном акте организации 1 . При этом Роструд рекомендует после последней записи в книге учета указать причину прекращения ее ведения и общее количество зарегистрированных трудовых книжек работающих. Например: «В данной книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним зарегистрировано 100 трудовых книжек. Вследствие того, что этот журнал ведется некорректно, он подлежит закрытию». Затем ставятся дата и подпись.

    В заключение отметим, что работодатель и лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, могут быть привлечены к административной ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ, если книга учета ведется работодателем не по установленной форме или не отвечает требованиям п. 41 Правил, согласно которому она должна быть пронумерована, прошнурована, заверена подписью руководителя организации, а также скреплена сургучной печатью или опломбирована (смотрите, например, постановление Московского городского суда от 10.09.2012 № 4а-1925/12).

    Соответственно, чтобы избежать таких негативных последствий, книгу учета необходимо вести по установленной форме. Кроме этого, она должна быть пронумерована, прошнурована, заверена подписью руководителя организации, а также скреплена сургучной печатью или опломбирована.

    Журнал учета движения трудовых книжек

    Журнал движения трудовых книжек: что это такое и кому он нужен

    Каждый работодатель обязан вести учет своих сотрудников с момента заключения договоров с ними. При первом трудоустройстве работнику в организации оформляют трудовую книжку. Остальные приносят ее с прежнего места работы.

    Читайте так же:  Закончилась трудовая книжка как правильно сделать запись дальше

    Данные о сотрудниках, датах трудоустройства и занимаемых должностях работодатель или специалист отдела кадров записывает в журнал регистрации трудовых книжек. Закон требует, чтобы такая регистрационная книга была у каждого юридического лица и ИП, имеющих наемных работников. Отсутствие документа рассматривается как нарушение законодательства. В этом случае компаниям грозит штраф по ст. 5.27 КоАП РФ. Минимальный штраф по ней для должностных лиц и ИП — 1000 рублей, для организаций — 30 000 рублей.

    По закону, даже если книга не имеет пустых страниц, она не сдается в архив до тех пор, пока все графы в ней не заполнены. Для внесения сведений о новых сотрудниках открывается дополнительный документ. Готовый к использованию журнал учета трудовых книжек скачать бесплатно возможно в нашем материале.

    Заполнение журнала учета трудовых книжек

    Журнал трудовых книжек и вкладышей в них заполняется по правилам, установленным Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225. Форма документа дана в Постановлении Минтруда России от 10.10.2003 № 69.

    Правильно оформленная книга учета соответствует нескольким требованиям. Во-первых, она должна быть в твердом переплете. Во-вторых, документ необходимо прошнуровать, страницы — пронумеровать, а концы шнура — опломбировать.

    Руководитель организации заверяет книгу своей подписью, уточняя количество пронумерованных и прошнурованных листов в ней. Ставить печати на страницах не нужно.

    Скачать образец журнала учета трудовых книжек бесплатно можно на нашем сайте. В нем указывают:

    • порядковый номер регистрируемого документа;
    • дату приема сотрудника на работу (число, месяц, год цифрами);
    • фамилию, имя и отчество (при наличии) работника;
    • серию и номер книжки, если они имеются;
    • должность или конкретную функцию сотрудника;
    • наименование службы или отдела, где работает человек (если в организации предусмотрено такое деление);
    • дату и номер приказа о приеме на работу (не заполняется при оформлении вкладышей);
    • сумму, внесенную за бланк трудовой (если она выдается впервые и за деньги).

    Все данные подтверждаются подписью специалиста, который их зарегистрировал.

    Журнал выдачи трудовых книжек на руки, образец

    Книга учета трудовых книжек

    Когда сотрудник увольняется, сведения об этом обязательно регистрируют на предприятии, поскольку все документы в этот момент передают их владельцу. Чтобы работодателям было проще, сведения о выдаче фиксируются в той же регистрационной книге.

    Обычно указывают последний рабочий день сотрудника. Но если документы ему отсылаются по почте, то вместо даты их выдачи на руки указывается дата почтовой пересылки. Дополнительно к делу подшивается квитанция об отправке.

    Факт получения документов необходимо заверить подписью работника. Если он лично их не получал, предусмотренная для подписи графа остается незаполненной.

    В организации более 15 лет некорректно ведется книга учета движения трудовых книжек. Как следует правильно оформить новую книгу учета движения трудовых книжек?

    Точно можно этим воспользоваться?

    Консультация предоставлена 08.08.2017 года

    В организации более 15 лет некорректно ведется книга учета движения трудовых книжек. Неверно были внесены записи, исправить которые не представляется возможным. Как следует правильно оформить новую книгу учета движения трудовых книжек (весь порядок действий), чтобы в случае проведения проверки контролирующих органов не было претензий по этому моменту?

    Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:

    Порядок замены прежней книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них на новый документ законодательством не предусмотрен. Работодатель вправе определить такой порядок в локальном нормативном акте организации.

    Во избежание претензий со стороны контролирующих органов ведение указанной книги должно осуществляться по форме, утвержденной постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69. При этом она должна быть пронумерована, прошнурована, заверена подписью руководителя организации, а также скреплена сургучной печатью или опломбирована.

    Согласно п.п. 40 и 41 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 (далее — Правила), с целью учета трудовых книжек, а также бланков трудовой книжки и вкладыша в нее у работодателей ведется, в том числе, книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (далее — Книга учета), в которой регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в них с указанием серии и номера, выданные работникам вновь*(1). Форма Книги учета утверждена постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек».

    Отметим, что нормами действующего законодательства не установлен порядок замены прежней Книги учета на новую. Как следует из разъяснений Роструда, работодатель вправе самостоятельно закрепить такой порядок в локальном нормативном акте организации (смотрите вопрос-ответ 1, вопрос-ответ 2, вопрос-ответ 3 с информационного портала Роструда «Онлайнинспекция.РФ»). При этом Роструд рекомендует после последней записи в Книге учета указать причину прекращения ее ведения и общее количество зарегистрированных трудовых книжек работающих. Например: «В данной книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним зарегистрировано 100 трудовых книжек. Вследствие того, что этот журнал ведется некорректно, он подлежит закрытию» Дата. Подпись (смотрите вопрос-ответ 4 с информационного портала Роструда «Онлайнинспекция.РФ»).

    В заключение отметим, что работодатель и лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, могут быть привлечены к административной ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ, если Книга учета ведется работодателем по неустановленной форме или не отвечает требованиям п. 41 Правил, согласно которому она должна быть пронумерована, прошнурована, заверена подписью руководителя организации, а также скреплена сургучной печатью или опломбирована (смотрите, например, постановление Московского городского суда от 10.09.2012 N 4а-1925/12). Соответственно, чтобы избежать таких негативных последствий, Книгу учета необходимо вести по установленной форме. Кроме этого она должна быть пронумерована, прошнурована, заверена подписью руководителя организации, а также скреплена сургучной печатью или опломбирована.

    Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ

    Контроль качества ответа:

    Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ

    Видео (кликните для воспроизведения).

    *(1) Рекомендуем также ознакомиться со следующим материалом: Как вести книгу учета трудовых книжек и вкладышей в них? (М.В. Герш, журнал «Отдел кадров коммерческой организации», N 3, март 2016 г.).

    Как правильно заменить книгу учета движения трудовых книжек
    Оценка 5 проголосовавших: 1

    ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

    Please enter your comment!
    Please enter your name here