Личное дело после увольнения сотрудника

Ответы на вопросы в статье по теме: "Личное дело после увольнения сотрудника" с выводами. Здесь собран и подготовлен тематический материал. При возникновении вопросов задавайте их юристу-консультанту.

Личные дела уволенных сотрудников

В настоящее время организации отдают предпочтение ведению личных дел сотрудников, хотя законодательство и не выдвигает подобных требований ко всем работодателям. Делается это в целях упорядочить работу с персональными данными и обеспечить сохранность полученных сведений.

Если в вашей организации принято решение о ведении личных дел работников, необходимо сразу решить вопрос с организацией их хранения.

Порядок ведения личных дел

Личное дело (ЛД) — это совокупность документов, относящихся к одному работнику и содержащих сведения о его трудовой (служебной) деятельности и стаже.

В бюджетных организациях, как правило, ЛД ведутся на всех сотрудников. Однако возможно выборочное их ведение, например, только на руководящий состав, материально ответственных лиц и т. д. Под ведением понимается:

  • своевременное внесение записей обо всех изменениях: анкетно-биографических сведений, должностного положения и др.;
  • приобщение поступающих материалов и их изъятие;
  • выдача материалов дела, заверение копий;
  • ведение внутренней описи;
  • периодическая проверка состояния дел;
  • закрытие и подготовка к передаче в архив и т.

Порядок ведения и перечень документов, приобщаемых к ЛД, утверждается локальным нормативным актом.

Кто имеет доступ к личным делам

Все дела содержат персональные данные (ПД), а соблюдение требований по их защите — прямая обязанность работодателей (глава 14 ТК РФ, ФЗ от 27.06.2006 № 152). Список лиц, имеющих допуск к ПД, утверждается приказом руководителя. При этом лица, получившие доступ к ПД, обязаны не раскрывать третьим лицам и не распространять эти данные без согласия субъекта ПД, если иное не предусмотрено федеральным законом.

Руководитель организации приказом назначает ответственных за ведение и хранение ЛД (обычно это руководитель кадровой службы и его подчиненные), а также утверждает список лиц, имеющих к ним доступ (данную информацию можно закрепить и в Инструкции по ведению личных дел). В данный список, как правило, включаются:

  • руководитель организации и его штатные заместители;
  • руководитель и работники отдела кадров;
  • руководитель и работники юридической службы;
  • сотрудники бухгалтерии, начисляющие заработную плату и осуществляющие налоговые и иные отчисления;
  • руководители структурных подразделений (в отношении подчиненных работников);
  • другие ответственные сотрудники, утвержденные приказом.

Представителям сторонних организаций доступ к ЛД возможен только с разрешения руководителя организации по официальному письменному запросу.

Образец приказа на допуск

Хранение личных дел сотрудников в отделе кадров

В отделе кадров должны храниться ЛД только работающих сотрудников. Размещают их в специально отведенном месте, исключающем доступ к ним третьих лиц, а также возможность их хищения или потери. Это должны быть специально оборудованные запирающиеся сейфы (металлические шкафы) или помещения.

В месте хранения дела располагаются в вертикальном положении по порядковым номерам, в алфавитном порядке, по структурным подразделениям и т. д. В хранилище размещается список находящихся в нем ЛД.

Все дела подлежат учету и регистрируются в отдельном журнале. Форма журнала не утверждена, поэтому его можно разработать самостоятельно, с точки зрения функциональности для конкретной организации.

Ежедневно в конце рабочего дня сотрудники кадровых служб проверяют наличие дел в хранилище. Затем шкафы (сейфы) или помещения закрываются и пломбируются. В случае обнаружения отсутствия ЛД ответственным работником принимаются меры по его возвращению или розыску.

Образец журнала регистрации

Образец контрольной карточки

Срок хранения личных дел уволенных сотрудников

Часто возникает вопрос, сколько хранятся личные дела сотрудников?

ЛД — это документы длительного хранения (дела, заведенные после 2003 года, хранятся 50 лет; ранее — 75 лет (ст. 22.1 ФЗ от 22.10.2004 № 125)), поэтому в случае увольнения работника они подлежат тщательной проверке и закрытию. Для этого осуществляется сверка всех находящихся в деле документов, закрывается опись, в конец дела вкладывается лист-заверитель и затем дело прошивается на 4 прокола.

Сколько хранится личное дело сотрудника после увольнения? Архивация личных дел уволенных сотрудников происходит через три года после его закрытия (для муниципальных и госслужащих этот период составляет 10 лет). Хранить ЛД уволенных необходимо отдельно от ЛД действующих работников. Если в организации имеется помещение для хранения архивных дел, то они временно перемещаются туда. Если специально оборудованного помещения нет, то располагаются либо на отдельной полке в хранилище, либо в другом сейфе.

Ответственность за распространение персональных данных

При работе с ЛД необходимо помнить, что это одновременно работа с ПД, которые, в свою очередь, относятся к информации конфиденциального характера и имеют ограничения по их сбору, обработке, хранению и распространению.

За нарушение положений законодательства по защите ПД предусмотрена дисциплинарная, материальная, гражданско-правовая, административная и уголовная ответственность (ст.

90 ТК РФ, ФЗ от 27.07.2006 № 152).

Кроме того, с 01.07.2017 вступили в силу изменения в КоАП РФ (ФЗ от 07.02.2017 № 13), которые в основном коснулись ст. 13.11. Данным ФЗ был расширен перечень оснований, по которым работодателя можно привлечь к ответственности, и увеличены размеры штрафов за нарушения в области обеспечения защиты ПД.

Ведение личных дел работников законодательно предусмотрено только для государственных и муниципальных служб (ФЗ от 27.07.2004 № 79; ФЗ от 02.03.2007 № 25; Указ Президента РФ от 01.06.1998 № 640; Указ Президента РФ от 30.05.2005 № 609 и др.). Обязать вести их можно также отраслевым нормативным актом, приказом вышестоящей организации (управляющей компании). Остальные работодатели вольны сами решать, вести их или нет.

Необходимо помнить, что личное дело — это персональные данные работника. Соблюдение требований по их защите — прямая обязанность работодателей (глава 14 ТК РФ, ФЗ от 27.06.2006 № 152).

Читайте так же:  Документы технической инвентаризации это

Формирование личного дела работника, образец 2018 года

Как формировать

Личное дело начинает формироваться с момента трудоустройства. На сотрудника заводится отдельная папка. На титульном листе указываются название организации, номер дела, Ф.И.О.

сотрудника, даты начала и окончания ведения, количество листов, срок хранения.

Все документы в деле размещаются в хронологическом порядке. Документы, оформляемые при приеме на работу, чаще всего располагаются следующим образом:

  • анкета (если ведется);
  • заявление о приеме на работу (по закону, оно вообще не требуется, но некоторые работодатели по старинке просят своих работников писать такие заявления);
  • копия приказа о приеме на работу (оригинал, как правило, хранят отдельно в номенклатурной папке);
  • второй экземпляр трудового договора;
  • заверенные соответствующим образом копии документов: паспорта, СНИЛС, ИНН, военного билета (приписного удостоверения) и т. д (вообще, какие копии хранить и зачем, определяет работодатель сам, но обработка персональных данных должна ограничиваться достижением конкретных, заранее определенных и законных целей, так сказано в статье 5 Закона о персональных данных).

В период работы в организации дело пополняется другими материалами, связанными с выполнением трудовой деятельности: приказами (копиями) о переводе, поощрении, дисциплинарных взысканиях; договорами материальной ответственности, дополнительными соглашениями, документами по аттестации, о повышении квалификации и др.

Непременным приложением к делу является внутренняя опись — это, по сути, список всех бумаг, приобщенных к делу. В ней также фиксируется информация об изъятии либо замене каких-либо документов. Опись составляется по установленной форме, которая приведена в приложении 10 Основных правил работы архивов организаций, одобренных Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002.

Порядок формирования личного дела работника после увольнения

Вместе с увольнением сотрудника его личное дело закрывается. Для этого необходимо произвести проверку его оформления: сверить наличие и расположение внесенных в опись материалов, нумерацию листов.

По окончании проверки опись необходимо закрыть путем внесения в нее записи о количестве документов в деле (цифрами и прописью), листы самой описи учитывают отдельно. Далее составить лист-заверитель (приложение 9 к Правилам). Документы оформляются на отдельных листах и подписываются составителем. Если впоследствии будут вноситься какие-либо изменения, то их нужно отмечать в листе-заверителе, ссылаясь на соответствующий акт.

Внутренняя опись вкладывается в начало дела, лист-заверитель его завершает. Затем папка подшивается и пломбируется.

На титульном листе проставляется дата закрытия и срок хранения.

Если по каким-либо причинам у работодателя остались персональные документы уволенного сотрудника (удостоверения личности, трудовая книжка, военный билет), их нужно вложить в отдельный конверт, подшить его к делу и пронумеровать вложения.

Сколько и как хранить

В организации личные дела хранятся в специально оборудованных местах. Это могут быть металлические шкафы (сейфы) или помещения, исключающие доступ к ним третьих лиц, а также хищение или утерю информации. Дела подлежат учету и регистрируются в отдельном журнале. Располагать их в хранилище можно по порядковым номерам, по алфавиту и т. д.

Персональные дела уволенных подлежат сдаче в архив по истечению трех лет после их закрытия, а муниципальных служащих — по истечению 10 лет хранения по последнему месту службы.

При этом нужно учитывать, если личное дело заведено после 2003 года, то срок его хранения будет составлять 50 лет, если ранее — срок хранения 75 лет (ст. 22.1 ФЗ от 22.10.2004 № 125). В случае приобщения к нему материалов с различными сроками хранения, все дело хранится по максимальному сроку.

Но более точная и полная информация о сотрудниках помогает руководителю эффективнее управлять трудовым коллективом. Для того чтобы обладать такой информацией, фиксирование данных, связанных с трудовой деятельностью сотрудников, и формирование полученной информации в личные дела является целесообразным.

Сообщить об опечатке

Кому нужно вести личные дела в обязательном порядке? Какие документы могут храниться в личных делах?

Удивительно, но факт! Например, код фирмы, которая направила дело для сберегания, код государственного архива, его название. Испорченные при заполнении бланки трудовой книжки и вкладыши в нее подлежат уничтожению с составлением соответствующего акта.

Ответы на эти вопросы вы найдете в статье. Законодательство предусматривает обязательное ведение личных дел только на государственных гражданских служащих.

На остальных работников обязательность этого определяется локальными нормативными актами организации. Не лишнее личное Поскольку для бюджетных организаций порядок ведения личного дела не регламентирован, рекомендуем работодателю принять локальный нормативный акт, в котором будут урегулированы вопросы ведения, оформления и хранения личных дел.

Дело — это документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку.

Дела считаются заведенными с момента включения в них первого исполненного документа. При ведении личных дел работников необходимо придерживаться строгих правил, даже если это не является обязательным требованием к работодателю. Как правило, личные дела заводятся: Однако во многих организациях личные дела ведутся на всех работников независимо от ранга, статуса и выполняемой работы.

Как формируется личное дело работника

В первую очередь это связано с тем, что благодаря сведениям, содержащимся в одной папке, можно быстро получить объективную информацию о сотруднике. Ведь в личном деле хранятся все копии личных документов работника, приказов по этому работнику и другие важные бумаги.

Удивительно, но факт! Заявления об увольнении и о переводе так же формируются с начала года — в отдельном номенклатурном деле.

Документы, включаемые в личное дело, условно можно разделить на три группы: Форма личного дела не унифицирована, поэтому каждый работодатель решает этот вопрос самостоятельно. При оформлении дела не лишним будет изучить требования ГОСТ 6.

Состав личного дела

Состав личного дела Перечень документов, подлежащих включению в личное дело, утвержден только для государственных служащих. Однако организации, не связанные с государственной службой, также могут воспользоваться данным перечнем и определить, какие документы у них будут включаться в личные дела.

Читайте так же:  Перестали приходить алименты что делать

Удивительно, но факт! Личное дело уволенного сотрудника, сформированное по принципу досье, остается в кадровой службе организации до конца календарного года.

Так, в состав личного дела рекомендуем включить: Обычно в личное дело помещают фотографию работника 4 x 6 или 3 x 4 см , причем рекомендуется периодически обновлять ее. Как правило, обновление фотографий работников происходит не реже чем раз в пять лет или по достижении работниками возраста 20 и 45 лет.

Какие документы хранятся в личном деле работника

Не все организации и работодатели ведут личные дела сотрудников. Обязательное их ведение предусмотрено законодательством РФ в отношении государственных и муниципальных служащих.

Так как они содержат персональные данные, работодатель обязан обеспечить надежность их ведения, хранения и порядок выдачи.

Из чего состоит (структура)

Обычно это папка, в которую подшиваются документы, связанные с оформлением работника, периодом работы, его увольнением из организации и необходимые для обеспечения деятельности организации. Каждое дело ведется в одном экземпляре, официальные бумаги в нем подшиваются по хронологии, брошюруются, нумеруются, к делу обязательно прилагается внутренняя опись.

Порядок ведения и перечень документов в личное дело сотрудника утверждается работодателем. Обычно в данный перечень включают:

  • согласие на обработку персональных данных;
  • копии документов об образовании, подтверждающие квалификацию работника;
  • заключение медицинской комиссии (если требуется для занимаемой должности);
  • справку о наличии (отсутствии) судимости (если требуется);
  • трудовой договор (экземпляр работодателя);
  • копию приказа о приеме на работу;
  • договор о неразглашении конфиденциальной информации, коммерческой тайны и др.;
  • договор о материальной ответственности и т. д.

В период работы досье пополняют:

  • аттестационные листы, характеристики (отзывы о работе);
  • копии документов о повышении квалификации;
  • копии приказов о перемещении, поощрениях, объявленных взысканиях;
  • дополнительные соглашения к трудовому договору;
  • докладные и служебные записки, объяснения, акты, уведомления и др.

При увольнении в дело подшиваются заявление и копия приказа об увольнении.

Мы разобрались, какие документы хранятся в личном деле сотрудника.

Сколько хранить

Такое досье — документ длительного хранения. Поэтому не нужно подшивать в него бумаги, срок хранения которых составляет менее 5 лет (заявления и приказы на отпуск, отгул, справки с места жительства, о состоянии здоровья и т. д.).

Запрещается получать, обрабатывать и приобщать к личному делу персональные данные, не установленные ФЗ о политических, религиозных и иных убеждениях, частной жизни, членстве в общественных объединениях, в том числе в профессиональных союзах. Также запрещается хранить подлинники дипломов, военного билета, трудовой книжки и т. д.

Следует отметить, что в отношении госслужащих приобщение и хранение копий персональных документов в их персональных делах предусмотрено нормативным актом (п. 16 «Положения о персональных данных государственного гражданского служащего РФ и ведении его личного дела», утвержденного Указом Президента РФ от 30.05.2005 № 609). В отношении других категорий работников (коммерческие, бюджетные организации) обработка персональных данных может осуществляться в рамках заранее определенных, законных целей и ограничивается их достижением (ч. 2 ст. 5 ФЗ от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных»). То есть чтобы хранить копии персональных документов, в Инструкции по работе с личными делами необходимо зафиксировать их перечень и обосновать цели их хранения.

Учет, внесение изменений и хранение

Сформированные личные дела регистрируются в журнале их учета. Номер дела и порядковый номер в журнале должны совпадать. Форма журнала не регламентирована.

Информация, хранящаяся в деле, должна быть актуальной. Поэтому в обязанность кадровых служб входит своевременное внесение в них всех изменений (персональных данных, регистрации актов гражданского состояния, смены должности и пр.) и приобщение поступающих документов к личным делам (заявлений, приказов, распоряжений и т. д.). Для того чтобы внести соответствующие изменения в учетные документы, работник должен подать заявление на имя руководителя организации и приложить к нему копии бумаг, служащих основанием для внесения правок. Нельзя вносить изменения со слов сотрудника, а им запрещается самостоятельно вносить какие-либо корректировки, изымать имеющиеся в нем документы и приобщать новые.

Личные дела должны храниться в месте, обеспечивающем к ним ограниченный доступ. Это могут быть как отдельные помещения, так и металлические запирающиеся шкафы (сейфы). Дела уволенных работников хранятся отдельно от действующих, а по истечении трех лет передаются в архив (для госслужащих — по истечении 10 лет).

Выдача личных дел работников

Порядок выдачи персональных дел во временное пользование должен быть утвержден в ЛНА. В нем необходимо зафиксировать правила и сроки выдачи документов работникам и сторонним организациям.

Личные дела во временное пользование выдаются только сотрудникам, которым это право предоставлено приказом руководителя. Дела выдаются на время, необходимое для выполнения конкретной задачи. Как правило, оно ограничивается пределами рабочего дня. По окончании рабочего времени кадровые работники обязаны проверить наличие папок в хранилище и принять меры по их возвращению в случае необходимости.

Видео (кликните для воспроизведения).

Работники могут ознакомиться с материалами своего дела с разрешения руководителя кадровой службы по заявлению в случаях, предусмотренных законодательством РФ, а также запрашивать из него копии любых документов. Ознакомление с материалами дела производится в специально оборудованном помещении под подпись в присутствии кадрового работника, ответственного за эту работу.

Сторонним организациям дело выдается только с разрешения руководителя организации при поступлении официального запроса, в котором обязательно должна быть указана цель получения информации. В случае принятия положительного решения по запросу дополнительно оформляется акт в 2-х экземплярах, которые подписываются руководителями обеих сторон и заверяются печатями. Один экземпляр акта остается в организации, второй направляется вместе с делом. В акте указывается срок, на который выдается личное дело, цель его выдачи, количество листов и т. д.

Читайте так же:  Обязанности специалиста по недвижимости

Стоит отметить, что согласно ФЗ от 27.07.2006 № 152, персональные данные могут быть переданы третьей стороне только с письменного согласия работника, за исключением случаев, предусмотренных законодательством.

Все факты выдачи личных дел фиксируются в соответствующем журнале либо на каждое дело заводится контрольная карточка, в которой отражается данная информация, и карточка-заместитель, которая ставится взамен дела.

Как правильно сформировать личное дело работника

Ведение личных дел работников законодательно предусмотрено только для государственных и муниципальных служб (ФЗ от 27.07.2004 № 79; ФЗ от 02.03.2007 № 25; Указ Президента РФ от 01.06.1998 № 640; Указ Президента РФ от 30.05.2005 № 609 и др.). Обязать вести их можно также отраслевым нормативным актом, приказом вышестоящей организации (управляющей компании). Остальные работодатели вольны сами решать, вести их или нет.

Необходимо помнить, что личное дело — это персональные данные работника. Соблюдение требований по их защите — прямая обязанность работодателей (глава 14 ТК РФ, ФЗ от 27.06.2006 № 152).

Формирование личного дела работника, образец 2019 года

Как формировать

Личное дело начинает формироваться с момента трудоустройства. На сотрудника заводится отдельная папка. На титульном листе указываются название организации, номер дела, Ф.И.О. сотрудника, даты начала и окончания ведения, количество листов, срок хранения.

Все документы в деле размещаются в хронологическом порядке. Документы, оформляемые при приеме на работу, чаще всего располагаются следующим образом:

  • анкета (если ведется);
  • заявление о приеме на работу (по закону, оно вообще не требуется, но некоторые работодатели по старинке просят своих работников писать такие заявления);
  • копия приказа о приеме на работу (оригинал, как правило, хранят отдельно в номенклатурной папке);
  • второй экземпляр трудового договора;
  • заверенные соответствующим образом копии документов: паспорта, СНИЛС, ИНН, военного билета (приписного удостоверения) и т. д (вообще, какие копии хранить и зачем, определяет работодатель сам, но обработка персональных данных должна ограничиваться достижением конкретных, заранее определенных и законных целей, так сказано в статье 5 Закона о персональных данных).

В период работы в организации дело пополняется другими материалами, связанными с выполнением трудовой деятельности: приказами (копиями) о переводе, поощрении, дисциплинарных взысканиях; договорами материальной ответственности, дополнительными соглашениями, документами по аттестации, о повышении квалификации и др.

Непременным приложением к делу является внутренняя опись — это, по сути, список всех бумаг, приобщенных к делу. В ней также фиксируется информация об изъятии либо замене каких-либо документов. Опись составляется по установленной форме, которая приведена в приложении 10 Основных правил работы архивов организаций, одобренных Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002.

Порядок формирования личного дела работника после увольнения

Вместе с увольнением сотрудника его личное дело закрывается. Для этого необходимо произвести проверку его оформления: сверить наличие и расположение внесенных в опись материалов, нумерацию листов.

По окончании проверки опись необходимо закрыть путем внесения в нее записи о количестве документов в деле (цифрами и прописью), листы самой описи учитывают отдельно. Далее составить лист-заверитель (приложение 9 к Правилам). Документы оформляются на отдельных листах и подписываются составителем. Если впоследствии будут вноситься какие-либо изменения, то их нужно отмечать в листе-заверителе, ссылаясь на соответствующий акт.

Внутренняя опись вкладывается в начало дела, лист-заверитель его завершает. Затем папка подшивается и пломбируется. На титульном листе проставляется дата закрытия и срок хранения.

Если по каким-либо причинам у работодателя остались персональные документы уволенного сотрудника (удостоверения личности, трудовая книжка, военный билет), их нужно вложить в отдельный конверт, подшить его к делу и пронумеровать вложения.

Сколько и как хранить

В организации личные дела хранятся в специально оборудованных местах. Это могут быть металлические шкафы (сейфы) или помещения, исключающие доступ к ним третьих лиц, а также хищение или утерю информации. Дела подлежат учету и регистрируются в отдельном журнале. Располагать их в хранилище можно по порядковым номерам, по алфавиту и т. д.

Персональные дела уволенных подлежат сдаче в архив по истечению трех лет после их закрытия, а муниципальных служащих — по истечению 10 лет хранения по последнему месту службы.

При этом нужно учитывать, если личное дело заведено после 2003 года, то срок его хранения будет составлять 50 лет, если ранее — срок хранения 75 лет (ст. 22.1 ФЗ от 22.10.2004 № 125). В случае приобщения к нему материалов с различными сроками хранения, все дело хранится по максимальному сроку.

Как правильно хранить личные дела в бюджетной организации

В настоящее время организации отдают предпочтение ведению личных дел сотрудников, хотя законодательство и не выдвигает подобных требований ко всем работодателям. Делается это в целях упорядочить работу с персональными данными и обеспечить сохранность полученных сведений.

Если в вашей организации принято решение о ведении личных дел работников, необходимо сразу решить вопрос с организацией их хранения.

Порядок ведения личных дел

Личное дело (ЛД) — это совокупность документов, относящихся к одному работнику и содержащих сведения о его трудовой (служебной) деятельности и стаже.

В бюджетных организациях, как правило, ЛД ведутся на всех сотрудников. Однако возможно выборочное их ведение, например, только на руководящий состав, материально ответственных лиц и т. д. Под ведением понимается:

  • своевременное внесение записей обо всех изменениях: анкетно-биографических сведений, должностного положения и др.;
  • приобщение поступающих материалов и их изъятие;
  • выдача материалов дела, заверение копий;
  • ведение внутренней описи;
  • периодическая проверка состояния дел;
  • закрытие и подготовка к передаче в архив и т. д.

Порядок ведения и перечень документов, приобщаемых к ЛД, утверждается локальным нормативным актом.

Читайте так же:  Как добиться выплаты долга по алиментам

Кто имеет доступ к личным делам

Все дела содержат персональные данные (ПД), а соблюдение требований по их защите — прямая обязанность работодателей (глава 14 ТК РФ, ФЗ от 27.06.2006 № 152). Список лиц, имеющих допуск к ПД, утверждается приказом руководителя. При этом лица, получившие доступ к ПД, обязаны не раскрывать третьим лицам и не распространять эти данные без согласия субъекта ПД, если иное не предусмотрено федеральным законом.

Руководитель организации приказом назначает ответственных за ведение и хранение ЛД (обычно это руководитель кадровой службы и его подчиненные), а также утверждает список лиц, имеющих к ним доступ (данную информацию можно закрепить и в Инструкции по ведению личных дел). В данный список, как правило, включаются:

  • руководитель организации и его штатные заместители;
  • руководитель и работники отдела кадров;
  • руководитель и работники юридической службы;
  • сотрудники бухгалтерии, начисляющие заработную плату и осуществляющие налоговые и иные отчисления;
  • руководители структурных подразделений (в отношении подчиненных работников);
  • другие ответственные сотрудники, утвержденные приказом.

Представителям сторонних организаций доступ к ЛД возможен только с разрешения руководителя организации по официальному письменному запросу.

Образец приказа на допуск

Хранение личных дел сотрудников в отделе кадров

В отделе кадров должны храниться ЛД только работающих сотрудников. Размещают их в специально отведенном месте, исключающем доступ к ним третьих лиц, а также возможность их хищения или потери. Это должны быть специально оборудованные запирающиеся сейфы (металлические шкафы) или помещения.

В месте хранения дела располагаются в вертикальном положении по порядковым номерам, в алфавитном порядке, по структурным подразделениям и т. д. В хранилище размещается список находящихся в нем ЛД.

Все дела подлежат учету и регистрируются в отдельном журнале. Форма журнала не утверждена, поэтому его можно разработать самостоятельно, с точки зрения функциональности для конкретной организации.

Ежедневно в конце рабочего дня сотрудники кадровых служб проверяют наличие дел в хранилище. Затем шкафы (сейфы) или помещения закрываются и пломбируются. В случае обнаружения отсутствия ЛД ответственным работником принимаются меры по его возвращению или розыску.

Заполнение личного дела при увольнении сотрудника

Увольнение работника может произойти по собственному желанию или по инициативе работодателя, в том числе за прогул. Запись в личную карточку при увольнении вносится на основании приказа, который регламентировал увольнение и уход работника. Личные дела в обязательном порядке имеют государственные структуры и органы, но в обычных организациях также используется ведение личной картотеки для статистики данных. Стоит учесть, что ведение личного дела сотрудника имеет установленные законодательством нормы.

Личное дело

Личное дело используется для учета всей информации и данных по конкретному работнику. Любое государственное учреждение ведет дела на всех сотрудников. Частные предприятия чаще всего заводят дела для таких категорий:

  • руководящее звено;
  • управленческий персонал;
  • специалисты, в том числе узкого профиля;
  • ответственные за имущество и различную документацию, например, кадровики и бухгалтеры;
  • основной состав с перспективой роста.

Личными делами занимается отдел кадров. Основной регламент по ведению такой документации для госслужащих прописан на основе двух актов: ФЗ №79 и Указ Президента № 609.

Для остальных лиц правила основываются на этих документах, а также на общих юридических нормах. Вся информация, которая вносится в дело, должна быть подтверждена другими документами.

Формирование личного дела производится на основе папки-скоросшивателя. В оформление обложки входят:

  • нумерация дела;
  • организация;
  • данные работника, в том числе ФИО;
  • дата приема;
  • дата ухода;
  • число листов в деле.

Также указывается срок хранения. По стандарту срок хранения имеет период в 75 лет, но личное дело руководителя или отмеченного государственной наградой хранится бессрочно.

Журнал учета личных дел также заполняется. В этом журнале в обязательном порядке проставляют номер личного дела, данные сотрудника и табельный номер. Там же должна быть запись по структурному подразделению и должности. Это позволяет быстро находить требуемый участок картотеки.

Личное дело постоянно проверяется, о чем имеются соответствующие отметки. Также требуется их хранить в специальном сейфе. Только после увольнения документы могут быть переданы в архив на постоянное хранение.

Заполнение личного дела и его оформление

Оформлением и хранением дел занимается кадровая служба. Из отдела кадров назначается ответственное лицо, которое должно заполнять дела по мере поступления информации. При увольнении работника кадровик должен произвести следующие действия:

  • дополнить личное дело всеми справками и документами;
  • внести в личное дело заявление об увольнении при необходимости;
  • внести копию приказа о разрыве трудовых взаимоотношений с указанием обоснования;
  • проверяется опись документов по соответствию с находящимися в деле;
  • производится нумерация внутренней и внешней описи;
  • прошивка должна соответствовать нормам;
  • при запечатывании прошивки заверитель расписывается. Также должна проставляться подпись ответственного лица;
  • дата окончательного оформления проставляется на лицевой стороне, а также на прошивке;
  • после этого под ответственность кадровика личное дело три года хранится в специально отведенном месте;
  • после этого все дела передаются в архив под роспись в виде заполнения специального журнала «сдал – принял».

Если в оформленное дело вносятся изменения, то должен составляться специальный акт. Стоит учесть, что кроме ответственного за ведение личных дел, к ним доступ имеет только начальник отдела кадров. Все остальные лица могут получить личное дело сотрудника только по решению начальника кадров и самого кадровика, который ведет документы.

Заполнение при увольнении

В день увольнения работника производится и окончательное оформление личного дела. Поэтапно весь процесс выглядит так:

  • издается приказ с указанием увольнения работника;

  • в требуемый день он получает расчет и документы на руки. Этот день и считается последним рабочим;
  • кадровик оформляет все документы и снимает с них ксерокопии;
  • в личном деле проставляется запись об увольнении с указанием основания и данных приказа;
  • ксерокопии заявления об увольнении, дополнительного соглашения, приказа и других документов, например, при прогуле, вносится в личное дело;
  • дело прошивается и полностью оформляется;
  • ставится запись об окончании ведения личного дела.
Читайте так же:  Можно ли не выкупать золото из ломбарда

В дальнейшем начинается процесс хранения. Стоит учесть, что если работник снова приходит на работу, то личное дело может быть открыто. Предел обычно равен 250 страницам.

При необходимости работник после ухода может обратиться через заявление с просьбой выдать ему необходимые документы с личного дела. В таком случае делаются ксерокопии, которые прикладываются к выписке из личного дела и отдаются сотруднику. При необходимости делается специальный акт о том, что личное дело вскрывалось для проведения определенных процедур. Этот акт прикладывается к личному делу и хранится вместе с ним.

При увольнении кадровый сотрудник должен заполнить не только основные документы, но и личное дело, которое ведется на сотрудника. После ухода работника с должности личное дело потребуется полностью заполнить с внесением в него всей основной информации об увольнении. После этого вся папка прошивается и скрепляется печатью. При необходимости в течение трех лет работник может обратиться в отдел кадров за выписками из личного дела.

Как происходит хранение личных дел сотрудников. Образцы документов

Согласно действующему законодательству личные дела уволенных работников обязаны хранить только государственные учреждения. Обеспечение архивной информации коммерческие организации производят по собственной инициативе, что облегчает дальнейшую работу при необходимости подтвердить трудовой стаж для пенсии или получить иные документы.

Что такое личное дело

Личное дело сотрудника — пакет документов и сведений о работнике касательно занимаемых им должностей и работы на предприятии. Такая совокупность документов подготавливается на каждого работника организации.

Согласно ФЗ от 27.04.2004 № 79-ФЗ и Указу президента РФ от 30.05.2005 № 609 ведение личных дел обязательно для государственных служащих, для остальных категорий — по желанию работодателя.

На практике на каждом предприятии ведется учет личных дел, что помогает систематизировать работу кадрового отдела и организации.

Как формируется личное дело работника

Личное дело уволенного работника формируется по принципу досье и сохраняется в отделе кадров организации до окончания календарного года. В течение 3 лет после увольнения документы проходят архивно-техническую обработку и передаются в архив.

После передачи в архив, существуют некоторые аспекты, которые необходимо выполнить:

  1. Дело необходимо прошить или сделать переплет.
  2. Убрать все скрепки и скобы, прошить на 4 протокола в твердую обложку.
  3. Личные документы вкладываются в конверт, подшитый в дело, и нумеруется как лист. Каждое вложение нумеруется номером по очереди (военный билет, трудовая книжка, диплом, удостоверение личности и т. д.).
  4. В конце дела необходимо подшить чистый лист и составить лист-заверитель дела, который не входит в общее количество листов папки.

Согласно Указу президента РФ от 30.05.2005 № 609 на предприятии осуществляется обязательный порядок сбору данных о сотрудниках. К ним относятся такие документы:

  1. Анкета, резюме, характеристики и листок по учету кадров.
  2. Копии паспорта, документов об образовании (дипломы, свидетельства), ИНН, страхового свидетельства, документов о семейном положении.
  3. Сведения от аттестации.
  4. Трудовой контракт.
  5. Приказы работодателя (о назначении, переводе на другую должность или место работы, отпусках и командировках).

Образец оформления внутренней описи личного дела

Образец оформления листа-заверителя личного дела

Ответственность за ведение личных дел

Перечень сотрудников, которые имеют доступ к личным делам регламентируется приказом руководителя организации. Также работник имеет право на ознакомление с любой информацией касательно его персоны, что находится на сохранении у кадровика.

Согласно действующему законодательству РФ ответственные за нарушение неприкосновенности личных данных могут быть привлечены к ответственности:

  • дисциплинарная (подп. «в» п. 6 ч. 1 ст. 81 и ст. 192 ТК РФ);
  • материальная (п. 7 ч. 1 ст. 243 ТК РФ);
  • административная (ст. 13.11 и 13.14 КоАП РФ);
  • уголовная (ст. 137 и 140 УК РФ).

Сколько хранятся личные дела уволенных сотрудников

Личные дела уволенных сотрудников могут храниться только при наличии годовой описи. В определенный год кадровик составляет список уволенных сотрудников и проставляет на обложке дел год прекращения трудовых отношений.

Сроки хранения документов регламентированы приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558 и составляют от 3 до 75 лет в зависимости от документов.

Период хранения Категория данных
3 года документы граждан, не принятых на работу;
5 лет характеристики и резюме;
бумаги, не вошедшие в состав личных дел (заявления, справки, докладные, служебные записки);
50 лет личные карточки сотрудников, уволенных после 1 января 2003 года;
75 лет личные карточки сотрудников, уволенных до 1 января 2003 года;
дела тех, кто был командирован за границу;
данные о доходах и имуществе гражданских служащих;
документы касаемо реабилитаций;
оригиналы личных документов (аттестаты, трудовые книжки, дипломы, удостоверения);
акты приема-передачи личных дел государственных служащих при переводе;
документы касаемо персональных данных (уведомления, согласия на обработку информации).
  • глав предприятий;
  • главы предприятия;
  • членов руководящих, исполнительных, контрольных органов организации;
  • членов (депутатов) представительных органов всех уровней власти в России;
  • сотрудников, которые имеют государственные и иные звания, премии, награды, степени и звания.

Правила использования архивной информации

Видео (кликните для воспроизведения).

Существуют правила касательно использования архивной информации, установленные актуальным законодательством и практикой делопроизводства:

  1. Организации и физические лица обязуются сохранять данные о бывших сотрудниках в течение вышеуказанных периодов.
  2. Граждане и представители предприятий имеют право подавать запросы для получения информации с архивов.
  3. Копии и справки документов касаемо социальных и пенсионных вопросов, получения льгот и компенсаций выдаются на бесплатной основе.
  4. Архивные данные могут передаваться в виде электронных документов.
Личное дело после увольнения сотрудника
Оценка 5 проголосовавших: 1

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here